[GUÍA] Cómo registrar tu empresa en Estonia en 3 pasos

Si te estás preguntando cómo puedes registrar tu empresa en Estonia y por dónde empezar, este artículo es para ti.

Con Companio puedes registrarte en solo 3 pasos y comenzar con la apertura y el registro de tu empresa en Estonia. ¿Quieres saber cómo hacerlo? Sigue leyendo. 👀

3 pasos para dar de alta tu empresa en Estonia

Paso 1: Elige el nombre de tu empresa

Antes de decidir el nombre de tu empresa tienes que tener en cuenta esto:

✅ Asegúrate de que el nombre de tu futura empresa no esté ya registrado. Elige algo que sea único y distintivo.

✅ Confirma también que no existe ninguna marca comercial europea o estonia con un nombre similar (a menos que recibas el consentimiento explícito y certificado por notario del propietario).

Esto no significa que no puedas usar un nombre similar a una marca de la UE, pero es importante evitar confusiones entre el nombre de tu empresa y otros. Las personas tienen que poder identificarte y encontrarte.

✅ El nombre de tu empresa en Estonia debe estar escrito en alfabeto latino y a poder ser sin ningún símbolo especial.

✅ Una sociedad limitada en Estonia se llama osaühing. Esto se acorta a OÜ al final del nombre legal de su empresa.

Una vez hayas decidido el nombre de tu empresa, ya puedes escribirlo en la plataforma de Companio. Ten en cuenta lo siguiente:

⚠️ Si existe un nombre de alguna marca o empresa que coincida, se te pedirá que proporciones otro nombre.

⚠️ Si existen nombres de empresas similares que pueden suponer un problema para el registro recibirás una advertencia.

⚠️ Si ves un mensaje que dice “El nombre no se ha podido comprobar. Puedes continuar con el alta pero puede que te pidamos que cambies el nombre de empresa”, eso significa que no pudimos consultar el registro para verificar si el nombre elegido ya existe.

Nos pondremos en contacto contigo más tarde si el nombre elegido no está disponible para que puedas seleccionar uno diferente.

Paso 2: Añade la información de la empresa

✅ Especifica la actividad de tu empresa en Estonia y el medio de comunicación (por ejemplo, correo electrónico, número de teléfono).

✅ También deberás seleccionar el campo de actividad que mejor describa las actividades comerciales de la empresa y que sea lo más detallado posible.

✅ Identifica a los miembros de la empresa.

Para añadir miembros, tienes que hacer clic en el botón con el “+” que dice “añadir director”.

A continuación, se te pedirá que agregues información relevante sobre los accionistas y miembros de la junta. Por cada miembro que añadas, tienes que decidir si será accionista, miembro de la junta o ambos. También puedes especificar si  esta persona será el representante de la empresa (para temas contables y comerciales).

Si los miembros de la empresa ya tienen sus tarjetas de e-residents, ¡genial! Podrán firmar el registro de la empresa de inmediato. De lo contrario, no te preocupes: añade su fecha de nacimiento para asegurarte de que las firmas se envían a la persona correcta.

El asistente no te dejará continuar hasta que la información de estos miembros sea correcta. Hay varios aspectos que se comprobarán:

• Debe figurar al menos un accionista.
• Debe aparecer también  como mínimo un miembro de la junta.
• Debes agregar la suma de las acciones de todos los accionistas. Este debe ser igual al capital social total de la empresa.

Por ejemplo, imaginemos que tu empresa en Estonia ha declarado un capital social (en el paso anterior) de 2000 € y has añadido tres miembros como accionistas:

• John Smith: con 500€ de capital social.
• Anna Svanovich, con 1000€.
• Eleanor Stanson, con 500€.

Si los números no coinciden, es posible que tengas que eliminar un miembro y agregarlo de nuevo. Por ejemplo, tal vez se te olvidó  añadir a algún miembro de la junta o el número de acciones es incorrecto.

✅ Una vez que la información de los miembros  y todo el capital social se haya distribuido correctamente, el asistente te permitirá continuar con el paso siguiente: el pago.

Paso 3: Paga la cuota de registro

Antes del pago, se te dirigirá a una pantalla para verificar que toda la información es correcta. Revisa de nuevo todo, porque el precio del registro de la empresa puede variar en determinadas circunstancias (por ejemplo, cuando hay varios miembros).

Activa tu empresa en Estonia desde la plataforma

Verifica tu tarjeta de e-resident

✅ Cuando todos los socios tengan sus tarjetas de e-residents, podrán firmar digitalmente el registro de la empresa y el contrato de servicios. Este paso es vital para garantizar el consentimiento de todos los miembros.

✅ El asistente online contiene información sobre quién ha firmado y quién no. Cada miembro (incluido tú) recibirá un correo electrónico por separado con un enlace para firmar. Si alguno de ellos no ha recibido un correo electrónico, podrás enviarle el enlace nuevamente haciendo clic en el botón «Enviar enlace de firma» junto a sus nombres.

✅ Si algunos miembros aún no son e-residents, deberás esperar hasta que reciban sus tarjetas de e-Residency antes de continuar. No te preocupes, puedes continuar el proceso en cualquier momento después de que lo hayan recibido. Basta con que guardes el correo electrónico de firma para más tarde o les envíes el enlace de firma de nuevo más tarde.

Al actualizar esta página, podrás realizar un seguimiento del proceso de firma y verificar las firmas que ya se han agregado.

✅ El siguiente paso es utilizar tu lector USB.

• Al hacer clic en el enlace de firma que recibes en tu correo electrónico, verás una pantalla con dos botones: uno para ver el contrato que estás firmando y otro para agregar tu firma.
• Revisa el contrato para verificar que todo esté correcto y  luego prepara tu tarjeta de identificación para firmar.
• Conecta el lector USB a tu ordenador e introduce la tarjeta de e-Resident. Espera hasta que la luz del lector se encienda.
• Asegúrate de haber instalado los controladores, los complementos y el software necesarios para permitir que el navegador lea la tarjeta. También asegúrate de que la tarjeta se haya insertado correctamente y que el lector la esté leyendo (recomendamos abrir el software DigiDoc). Si se detecta la tarjeta, tu nombre aparecerá en la aplicación.
• Haz clic en «Agregar mi firma». Espera unos segundos. El sistema te pedirá que elijas el certificado y luego te pedirá su PIN2. Escríbelo y haz clic en Entrar.
• Si todo va bien, verás un mensaje que indica que se ha agregado la firma. Todos los miembros deben seguir este procedimiento. El representante puede revisar el progreso de este proceso en la pantalla de incorporación.

Verifica tu email de empresa

✅ Una vez que el último miembro haya firmado el contrato, se deberán verificar todas las firmas y se procederá con la solicitud de inscripción de tu empresa en Estonia en el registro de e-Business. Para ello, se debe agregar la información sobre la empresa y todos sus integrantes.

✅  Recibirás un correo electrónico del registro a la dirección de correo electrónico corporativa especificada en el Paso 2. Este correo electrónico (de e-Äriregistri Teavitus) contendrá un enlace para verificar la cuenta corporativa de tu empresa.

Si no has recibido el correo electrónico dentro de las 48 horas, informa a un representante de Companio de que todos los miembros de tu empresa han firmado y estás esperando el correo electrónico para confirmar su cuenta de correo electrónico corporativo.

✅ Una vez que hayas recibido ese email y hayas hecho clic en el enlace de confirmación, haz clic en “Hecho” (o envíanos un mensaje para que podamos proceder al siguiente paso).

Firma la solicitud

Todos los miembros de la empresa deben firmar la solicitud de registro de la empresa en el Registro.

¿Por qué estás firmando dos veces? 🤔

• La primera firma (en el Paso 5) era para el contrato de servicios con Companio. Necesitábamos esas firmas para verificar vuestra identidad y confirmar que todos los miembros son e-residents.
• Ahora debes firmar para confirmar que tienes  intención de registrar la empresa.

✅ Sigue las instrucciones en la pantalla. Primero, inicia sesión en el registro de e-Business y agrega tu firma utilizando tu PIN2. Verifica que los miembros aparecen con los roles correspondientes y que la información de la empresa sea correcta. Incluso las máquinas pueden cometer errores a veces.

✅ Todos los miembros deben añadir sus firmas. Una vez hecho esto, haz clic en «Listo» (o envíanos un mensaje para que podamos pasar a la siguiente etapa).

Relájate mientras Companio se encarga del resto

✅ Companio completará la solicitud en el registro y realizará el pago de las tasas notariales y estatales. Este paso suele tardar 24 horas. El registro lo confirmará a las pocas horas de recibir estos pagos y después de verificar que la información sea correcta.

Mientras tanto, necesitaremos una copia de los pasaportes de todos los miembros. Esto es así porque nos tomamos en serio el protocolo de prevención del blanqueo de capitales.

✅ Una vez registrada la empresa, recibirás un documento con la entrada en el registro de tu empresa. Este documento contiene el código de registro de tu empresa en Estonia(es decir, el número que la identifica).

Este código de registro, junto con el nombre y la dirección de tu empresa, debe incluirse en cada factura emitida a los clientes.

Últimos pasos

Abrir la cuenta bancaria

El proceso de apertura de una cuenta bancaria para tu empresa en Estonia puede tardar varios días dependiendo del banco, y es posible que te soliciten  documentos. 

Si estás dudando entre un banco tradicional y uno digital, te recomendamos que leas este artículo, aunque te adelantamos que nosotros siempre recomendamos los digitales, ya que puedes abrir una cuenta bancaria 100% online, evitando desplazamientos innecesarios, y suele funcionar mucho más rápido.

Si no sabes qué banco digital elegir puedes encontrar las 5 mejores soluciones bancarias digitales para e-residents en este artículo.

Además, en Companio nos hemos asociado con Intergiro para que todavía sea más rápido y sencillo abrir tu cuenta. Básicamente, nos concedes permiso y nosotros tramitamos la apertura de tu cuenta por ti. 

Por eso lo hemos llamado 1 Click-Opening. Con un solo clic y en poco tiempo puedes abrir tu cuenta bancaria de empresa y empezar a facturar.

Otorgar un poder notarial para la contabilidad

A continuación, es importante que nos otorgues un poder notarial para poder gestionar la contabilidad de tu empresa en Estonia y también para presentar la solicitud del VAT. Esto se puede hacer completamente online sin la presencia de un notario, y puedes revocarlo en cualquier momento. Si quieres saber cómo hacerlo lee este artículo.

Decidir si quieres tener número de VAT

Si quieres que solicitemos un número de VAT para tu empresa en Estonia coméntanoslo. Prepararemos esa solicitud y registraremos tu empresa en el archivo europeo VIES.

Para completar este paso, necesitaremos que tu empresa ya tenga una cuenta bancaria válida (necesitamos agregar el número IBAN de su empresa a la solicitud). También solicitaremos cierta información para proporcionar a las autoridades, como quiénes son sus clientes y cuáles son los ingresos que estimas tener.

Preguntas frecuentes