Si te estás preguntando cómo puedes registrar tu empresa en Estonia y por dónde empezar estás en el lugar correcto.

En este artículo te explicamos los 6 puntos clave para hacerlo y respondemos a las preguntas más frecuentes. Sigue leyendo.👀

e-Residency

Puedes comenzar el proceso de registro de tu empresa en Estonia antes de solicitar la e-Residency si lo haces con Companio, pero para firmar el registro necesitarás tu tarjeta de identificación e-resident.

Para solicitar la e-Residency puedes ir directamente al sitio web oficial de la solicitud de la e-Residency y registrarte como e-Resident con unos pocos clics.

Deberás completar cierta información sobre ti (por ejemplo,nacionalidad, fecha de nacimiento, datos personales) y subir imágenes de tu documento de identidad, pasaporte y una foto en la que aparezca tu cara y se reconozca con facilidad.

Puedes encontrar más información sobre cómo solicitar la e-Residency aquí.

En general, desde que se envía la solicitud hasta que obtienes tu kit de e-Residency se suele tardar de 3 a 8 semanas.

Si tu empresa tiene varios accionistas y cofundadores es recomendable que tengan e-Residency para inscribirse en el Registro de e-Business , porque si no, solo un notario puede realizar modificaciones en ese registro ,lo cual implica invertir más tiempo y dinero sin necesidad.

Si los miembros de la empresa ya tienen sus tarjetas de e-residents podrán firmar el registro de la empresa de inmediato.

Elige el nombre de tu empresa

Antes de decidir el nombre de tu empresa tienes que  tener en cuenta estos aspectos:

  • El primer paso es asegurarte de que el nombre de tu futura empresa no esté ya registrado. Elige algo que sea único y distintivo.
  • Confirma también que no existe ninguna marca comercial europea o estonia con un nombre similar (a menos que recibas el consentimiento explícito y certificado por notario del propietario).

Esto no significa que no puedas usar un nombre similar a una marca de la UE, pero es importante evitar confusiones entre el nombre de tu empresa y otros. La gente tiene que poder identificarte y encontrarte.

  • El nombre de tu empresa debe estar escrito en alfabeto latino y a poder ser sin ningún símbolo especial.
  • Una sociedad limitada en Estonia se llama osaühing. Esto se acorta a OÜ al final del nombre legal de su empresa.

Identifica a los miembros de tu empresa

Tu empresa necesitará un Consejo de Administración.

Esto no significa que tú no puedas ser el único accionista o consejero de la empresa

Es más, Estonia permite esta opción porque es consciente de la gran cantidad de autónomos y nómadas digitales que gestionan sus negocios en los que son los únicos miembros.

Estos son los miembros que necesitarás identificar:

  • Accionistas: son los dueños de la empresa.
  • Consejeros: son los que toman las decisiones en la empresa.
  • Empleados (si los hay).

Es necesario que se nombre al menos a un accionista y un miembro de la junta en esta etapa.

Paga el capital social de tu empresa en Estonia

El capital social mínimo requerido para una sociedad de responsabilidad limitada es de 2.500 €.

Pero no te preocupes, si no puedes abonar esa cantidad en el momento de constituir tu empresa puedes aplazarla si el capital social es inferior a 25.000€. Esto significa que puedes decidir si pagar de inmediato o posponer el pago.

Ten en cuenta que si quieres realizar el pago de dividendos sí que será necesario que se haya abonado el capital social.

Cuenta bancaria

No necesitas abrir una cuenta bancaria para abrir tu negocio en Estonia, pero es imprescindible para emitir facturas a tus clientes, pagar a tus proveedores o repartir beneficios.

El proceso de apertura de una cuenta bancaria para tu empresa puede tardar varios días dependiendo del banco, y es posible que te pidan algunos documentos.

No es necesario que sea un banco estonio o un banco tradicional, ya que existen muchas soluciones bancarias que puedes utilizar sin necesidad de que sea una cuenta bancaria tradicional.

La principal ventaja de estas soluciones fintech es que no es necesario visitar Estonia para abrir una cuenta bancaria, se puede hacer completamente online.

Número de VAT (IVA)

Tu empresa necesita un número de VAT intracomunitario si se cumple alguna de estas condiciones:

  • Si tu empresa ofrece servicios, servicios digitales o productos (software o contenidos digitales) a clientes B2B europeos (business to business) desde la primera venta, y sus ingresos superan los 40.000 euros al año.
  • Si ofreces servicios o productos digitales (software o contenidos digitales) a clientes B2C europeos (consumidores finales) desde la primera venta.

Nosotros recomendamos que obtengas número de VAT aunque no sea obligatorio para tu caso concreto, ya que tiene ventajas:

  • Te permite operar con más facilidad en la Unión Europea.
  • Hace que tu empresa sea más fiable a ojos de tus clientes y proveedores.

¿Cómo registrar tu empresa en Estonia con Companio?

A partir de aquí descubrirás cómo Companio puede ayudarte a lanzar tu negocio europeo en Estonia. Sin complicaciones, sin trámites burocráticos y sin necesidad de visitar Estonia. 😉

De hecho, puedes iniciar el proceso de registro de tu empresa en Estonia antes de solicitar la e-Residency.

Lo primero que tendrás que hacer es ir a la página de registro. Es tan sencillo registrar tu empresa que tardarás menos de cinco minutos.

Cómo registrar tu empresa en Estonia

Paso 1: Selecciona el nombre de tu empresa

Como explicamos antes, el primer paso es asegurarte de que el nombre de tu futura empresa todavía no está registrado.

Selecciona el nombre de tu empresa

👉🏻Si existe un nombre de alguna marca o empresa que coincida, se te pedirá que proporciones otro nombre.

👉🏻Si existen nombres de empresas similares que pueden suponer un problema para el registro recibirás una advertencia.

👉🏻De lo contrario, podrás continuar con el siguiente paso.

👉🏻 Si ves un mensaje que dice «No pudimos comunicarnos con el registro de e-Business para verificar si este nombre está disponible. Puedes continuar, pero puede ser necesario modificar el nombre más tarde”, eso significa que no pudimos consultar el registro para verificar si el nombre elegido ya existe.

El registro está pasando por algunos cambios y necesitamos adaptar nuestra API. Si ese es el caso, no te preocupes, continúa con el proceso e indica tres nombres alternativos en la descripción de la actividad de la empresa.

Nos pondremos en contacto contigo más tarde si el nombre elegido no está disponible para que puedas seleccionar uno diferente.

Paso 2: Incluye información relevante de tu empresa

información relevante de tu empresa

👉🏻Aquí debes especificar la actividad de tu empresa y el medio de comunicación (por ejemplo, correo electrónico, número de teléfono).

👉🏻 También deberás seleccionar el campo de actividad que mejor describa las actividades comerciales de la empresa y que sea lo más detallado posible.

Paso 3: Identifica a los miembros de la empresa

👉🏻A continuación, se te pedirá que agregues información relevante sobre los accionistas y miembros de la junta. Por cada miembro que añadas, tienes que decidir si será accionista, miembro de la junta o ambos. También puedes especificar si  esta persona será el representante de la empresa (para temas contables y comerciales).

👉🏻Si los miembros de la empresa ya tienen sus tarjetas de e-residents, ¡genial! Podrán firmar el registro de la empresa de inmediato. De lo contrario, no te preocupes: añade su fecha de nacimiento para asegurarte de que las firmas se envían a la persona correcta.

👉🏻 El asistente no te dejará continuar hasta que la información de estos miembros sea correcta. Hay varios aspectos que se comprobarán:

  • Debe figurar al menos un accionista.
  • Debe aparecer también  como mínimo un miembro de la junta.
  • Debes agregar la suma de las acciones de todos los accionistas. Este debe ser igual al capital social total de la empresa.
Identifica a los miembros de la empresa

Por ejemplo, imaginemos que tu empresa ha declarado un capital social (en el paso anterior) de 2000 € y has añadido tres miembros como accionistas:

  • John Smith: con 500€ de capital social.
  • Anna Svanovich, con 1000€.
  • Eleanor Stanson, con 500€.

Si los números no coinciden, es posible que tengas que eliminar un miembro y agregarlo de nuevo. Por ejemplo, tal vez se te olvidó  añadir a algún miembro de la junta o el número de acciones es incorrecto.

👉🏻Una vez que la información de los miembros  y todo el capital social se haya distribuido correctamente, el asistente te permitirá continuar con el paso siguiente: el pago.

Paso 4: Resumen general  y pago

👉🏻Antes del pago, se te dirigirá a una pantalla para verificar que toda la información es correcta.

Resumen general  y pago

 Revisa de nuevo todo, porque el precio del registro de la empresa puede variar en determinadas circunstancias (por ejemplo, cuando hay varios miembros).

👉🏻Si necesitas cambiar algo, vuelve a los pasos anteriores. Si todo está bien, procede al pago haciendo clic en «Siguiente».

Paso 5: Verifica tu tarjeta de e-resident

👉🏻 Cuando todos los socios tengan sus tarjetas de e-residents, podrán firmar digitalmente el registro de la empresa y el contrato de servicios. Este paso es vital para garantizar el consentimiento de todos los miembros.

👉🏻 El asistente online contiene información sobre quién ha firmado y quién no. Cada miembro (incluido tú) recibirá un correo electrónico por separado con un enlace para firmar. Si alguno de ellos no ha recibido un correo electrónico, podrás enviarle el enlace nuevamente haciendo clic en el botón «Enviar enlace de firma» junto a sus nombres.

👉🏻 Si algunos miembros aún no son e-residents, deberás esperar hasta que reciban sus tarjetas de e-Residency antes de continuar. No te preocupes, puedes continuar el proceso en cualquier momento después de que lo hayan recibido. Basta con que guardes el correo electrónico de firma para más tarde o les envíes el enlace de firma de nuevo más tarde.

Verifica tu tarjeta de e-resident

Al actualizar esta página, podrás realizar un seguimiento del proceso de firma y verificar las firmas que ya se han agregado.

👉🏻 El siguiente paso es utilizar tu lector USB.

  • Al hacer clic en el enlace de firma que recibes en tu correo electrónico, verás una pantalla con dos botones: uno para ver el contrato que estás firmando y otro para agregar tu firma.
  • Revisa el contrato para verificar que todo esté correcto y  luego prepara tu tarjeta de identificación para firmar.
  • Conecta el lector USB a tu ordenador e introduce la tarjeta de e-Resident. Espera hasta que la luz del lector se encienda.
  • Asegúrate de haber instalado los controladores, los complementos y el software necesarios para permitir que el navegador lea la tarjeta. También asegúrate de que la tarjeta se haya insertado correctamente y que el lector la esté leyendo (recomendamos abrir el software DigiDoc). Si se detecta la tarjeta, tu nombre aparecerá en la aplicación.
  • Haz clic en «Agregar mi firma». Espera unos segundos. El sistema te pedirá que elijas el certificado y luego te pedirá su PIN2. Escríbelo y haz clic en Entrar.
  • Si todo va bien, verás un mensaje que indica que se ha agregado la firma. Todos los miembros deben seguir este procedimiento. El representante puede revisar el progreso de este proceso en la pantalla de incorporación.

Paso 6: Confirma tu e-mail

👉🏻 Una vez que el último miembro haya firmado el contrato, se deberán verificar todas las firmas y se procederá con la solicitud de inscripción de tu empresa en el registro de e-Business. Para ello, se debe agregar la información sobre la empresa y todos sus integrantes.

👉🏻 Recibirás un correo electrónico del registro a la dirección de correo electrónico corporativa especificada en el Paso 2. Este correo electrónico (de e-Äriregistri Teavitus) contendrá un enlace para verificar la cuenta corporativa de tu empresa. 

Confirma tu e-mail

Si no has recibido el correo electrónico dentro de las 48 horas, informa a un representante de Companio de que todos los miembros de tu empresa han firmado y estás esperando el correo electrónico para confirmar su cuenta de correo electrónico corporativo.

👉🏻 Una vez que hayas recibido ese email y hayas hecho clic en el enlace de confirmación, haz clic en “Hecho” (o envíanos un mensaje para que podamos proceder al siguiente paso).

Paso 7: Firma el registro

👉🏻Todos los miembros de la empresa deben firmar la solicitud de registro de la empresa en el Registro.

firma-el-registro

¿Por qué estás firmando dos veces?

  • La primera firma (en el Paso 5) era para el contrato de servicios con Companio. Necesitábamos esas firmas para verificar vuestra identidad y confirmar que todos los miembros son e-residents.
  • Ahora debes firmar para confirmar que tienes  intención de registrar la empresa.

Sigue las instrucciones en la pantalla. Primero, inicia sesión en el registro de e-Business y agrega tu firma utilizando tu PIN2. Verifica que los miembros aparecen con los roles correspondientes y que la información de la empresa sea correcta. Incluso las máquinas pueden cometer errores a veces.

👉🏻 Todos los miembros deben añadir sus firmas. Una vez hecho esto, haz clic en «Listo» (o envíanos un mensaje para que podamos pasar a la siguiente etapa).

Paso 8: Relájate mientras trabajamos para ti

👉🏻 Companio completará la solicitud en el registro y realizará el pago de las tasas notariales y estatales. Este paso suele tardar 24 horas. El registro lo confirmará a las pocas horas de recibir estos pagos y después de verificar que la información sea correcta.

Relájate mientras trabajamos para ti

👉🏻 Mientras tanto, necesitaremos una copia de los pasaportes de todos los miembros. Esto es así porque nos tomamos en serio el protocolo de prevención del blanqueo de capitales. 

Paso 9: Completa el registro

👉🏻 Una vez registrada la empresa, recibirás un documento con la entrada en el registro de tu empresa. Este documento contiene el código de registro de tu empresa (es decir, el número que la identifica).

Este código de registro, junto con el nombre y la dirección de tu empresa, debe incluirse en cada factura emitida a los clientes.

👉🏻 ¿Y ahora qué? Es hora de completar la configuración de la empresa.

Hay tres pasos finales para completar su configuración:

  • Abrir la cuenta bancaria: el proceso de apertura de una cuenta bancaria para tu empresa puede tardar varios días dependiendo del banco, y es posible que te soliciten  documentos. Si tienes dudas durante el proceso, contáctanos, estaremos encantados de ayudarte.
  • Nos tienes que otorgar un poder notarial para la contabilidad: a continuación, es importante que nos otorgues un poder notarial para poder gestionar la contabilidad de tu empresa y también para presentar la solicitud del VAT. Esto se puede hacer completamente online sin la presencia de un notario, y puedes revocarlo en cualquier momento.
  • Decidir si quieres tener número de VAT: si quieres que solicitemos un número de VAT para tu empresa coméntanoslo. Prepararemos esa solicitud y registraremos tu empresa en el archivo europeo VIES.

Para completar este paso, necesitaremos que tu empresa ya tenga una cuenta bancaria válida (necesitamos agregar el número IBAN de su empresa a la solicitud). También solicitaremos cierta información para proporcionar a las autoridades, como quiénes son sus clientes y cuáles son los ingresos que estimas tener.

Completa el registro

👉🏻 Empieza a construir tu negocio. Una vez tengas tu tarjeta de e-Residency (suele tardar de 3 a 6 semanas), tu empresa puede estar lista en cuestión de 5 a 10 días. Esto incluye tu cuenta bancaria y número de VAT.

Preguntas frecuentes

¿Puede un extranjero crear una empresa en Estonia?

¡Sí! De hecho, Estonia es el lugar ideal para que personas de todo el mundo comiencen con un negocio. Gracias a la e-Residency puedes firmar documentos y registrar una empresa en Estonia sin tener que visitar el país.

¿Cuánto tiempo se tarda en registrar una empresa en Estonia?

Una vez que hayas obtenido tu e-Residency puede tardar hasta 3 días hábiles. Debes obtener confirmación del registro de e-Business de que tu empresa ha sido registrada correctamente.

¿Cuánto cuesta la obtención de la e-Residency?

El coste es de 100€ más 20€ de gastos de envío, por lo que en total son 120€.

Si recoges su tarjeta en e-Residency en los puntos de entrega de Sao Paulo, Johannesburgo o Bangkok, se aplica una tarifa adicional de 23,60 €.

En este artículo puedes encontrar más información sobre los puntos de entrega.

¿Cuáles son los requisitos para registrar una empresa en Estonia?

Una vez que te hayas convertido en e-resident necesitarás:

  • La tarjeta de e-resident.
  • Una copia del pasaporte.
  • Domicilio fiscal y persona de contacto de tu empresa. En Companio esto te lo damos gratis.

¿Cuánto cuesta crear una empresa en Estonia?

La tarifa estatal para registrar una empresa en Estonia es de 265 €.

Si estás pensando en abrir una empresa en Estonia no tienes por qué hacerlo por tu cuenta. En Companio te ayudamos con el proceso de registro, la apertura de la  cuenta bancaria y todo el trabajo duro: contabilidad, nómina e informes fiscales. 

¿Quieres ver cómo podemos ayudarte? Haz clic en este enlace.