Términos y Condiciones

Introducción

Estos Términos y Condiciones entran en vigor a partir del 30 de junio del 2025 y sustituyen cualquier versión anterior publicada o entregada al Cliente.

Te damos la bienvenida a Companio. Estos Términos y Condiciones (en adelante, los “Términos”) regulan la relación contractual entre el cliente (en adelante, el “Cliente”) y CompanioEstonia OÜ (en adelante, “Companio” o el “Prestador”), una empresa registrada en Estonia con número de registro 14522788, autorizada por la Unidad de Inteligencia Financiera (FIU000295), con domicilio en Lõõtsa 5, 11415, Tallinn, Harju Maakond, Estonia.

Companio opera como una plataforma Business-as-a-Service (BaaS) que simplifica la gestión empresarial para negocios digitales e internacionales. A través de un enfoque 100 % remoto y digital, proporciona servicios de contabilidad, cumplimiento fiscal, constitución de empresas, dirección legal, oficina virtual, asistencia estratégica y pagos de nóminas internacionales.

Al utilizar nuestros servicios, el usuario (“Cliente”) acepta estos Términos, junto con nuestra Política de Privacidad, Aviso Legal y Política de Uso Aceptable. Se recomienda revisar detenidamente estos documentos antes de contratar cualquiera de nuestros servicios, con el fin de asegurar una comprensión clara y transparente de los mismos.

Estos Términos son de aplicación general a todos los servicios ofrecidos por Companio, incluidos, entre otros:

  • Los planes de servicio mensuales: Virtual, Pro, Premium, Ultra, Start, Team, Global;
  • Las campañas y productos especializados: Amazon FBA Accounting, Companio Work (Employer of Record en +80 países), y companion® (asistencia fiscal personalizada);
  • Las operaciones en las jurisdicciones de Estonia, España, Bulgaria e Irlanda;
  • Todos los servicios proporcionados a través del sitio web https://companio.co/ y sus subdominios.

Además, estos Términos se complementan con las condiciones específicas aplicables a cada servicio, disponibles en los contratos individuales, documentos técnicos, y en el panel de control del Cliente.

El uso de cualquier servicio prestado por Companio implica la aceptación plena de estos Términos. Se recomienda su lectura detenida antes de contratar cualquier plan o iniciar cualquier proceso administrativo a través de nuestra plataforma.

Companio podrá actualizar estos textos previa notificación, conforme a las disposiciones recogidas en el apartado 14, correspondiente a “Modificaciones”.

Definiciones

A los efectos de los presentes Términos, los siguientes conceptos tendrán el significado que se indica a continuación:

  • Companio/Prestador: CompanioEstonia OÜ, entidad proveedora de los servicios descritos en este documento y en los contratos vinculados, con sede en Estonia y licencia FIU000295.
  • Cliente: Persona física o jurídica que contrata los servicios de Companio a través de su plataforma o por medios autorizados. Puede ser fundador, socio, administrador, autónomo o representante legal de una empresa registrada o por registrar.
  • Servicios: El conjunto de prestaciones ofrecidas por Companio, que incluye, pero no se limita a: contabilidad, cumplimiento fiscal, presentación de impuestos, oficina virtual, constitución de empresa, asistencia estratégica (companion®), automatización contable Amazon FBA, pago de nóminas internacionales (Companio Work).
  • Planes: Modalidades de suscripción ofrecidas por Companio.
  • Jurisdicciones: Países en los que Companio presta servicios oficialmente, actualmente: Estonia, España, Bulgaria e Irlanda.
  • Plataforma: El entorno digital (dashboard) proporcionado por Companio, a través del cual el Cliente puede gestionar su empresa y acceder a los Servicios contratados.
  • Partes: Se refiere conjuntamente al Cliente y al Prestador, quienes se reconocen mutuamente como sujetos de derechos y obligaciones en virtud del presente contrato.
  • Política de Uso Aceptable: Documento que establece las actividades, modelos de negocio y prácticas permitidas o restringidas dentro de cada plan, y cuyas condiciones son vinculantes.
  • e-Residency: Identidad digital emitida por el Gobierno de Estonia que permite a ciudadanos no residentes gestionar una empresa en dicho país de forma remota.
  • Backoffice: Entorno interno de gestión de Companio, donde se procesan y validan los datos aportados por el Cliente, y desde donde se prestan los servicios contratados.

Descripción de los Servicios

A continuación se presenta un resumen de los servicios principales incluidos en nuestra oferta:

  • Contabilidad y cumplimiento normativo: Servicio central de Companio, disponible para empresas constituidas en Estonia, España, Bulgaria e Irlanda. Incluye contabilidad mensual, informes fiscales, cumplimiento de obligaciones legales contables y elaboración de informes anuales, todo gestionado desde una única plataforma centralizada.
  • Alta de empresas: Facilitamos la constitución de sociedades en Estonia, Bulgaria e Irlanda, mediante un proceso guiado y 100 % online.
  • Alta como autónomo: En España, ofrecemos un servicio específico de registro de autónomos, adaptado al marco legal local para trabajadores por cuenta propia.
  • companion®: Servicio premium de asistencia financiera personalizada, que asigna a cada cliente un asistente humano dedicado para la gestión contable, el seguimiento proactivo y el apoyo estratégico en tiempo real.
  • Amazon FBA: Servicio de contabilidad digital automatizada para vendedores de Amazon FBA, diseñado para garantizar el cumplimiento fiscal en Estonia sin intervención manual.
  • Companio Work (Employer of Record): Solución para empresas que desean contratar empleados en el extranjero sin necesidad de establecer una entidad local, operando en más de 80 países.
  • Sesiones de consultoría: Consultorías personalizadas con expertos en áreas como fiscalidad, contabilidad y gestión empresarial, disponibles para resolver dudas específicas y ofrecer orientación estratégica.

Jurisdicciones y alcance geográfico

Companio adapta sus servicios a las particularidades legales y operativas de cada país en el que opera. Aunque todos nuestros servicios se gestionan desde una única plataforma digital, las obligaciones fiscales y los procesos de incorporación pueden variar según la jurisdicción. A continuación se describen los aspectos más relevantes de cada país.

Estos Servicios están sujeto a las condiciones generales de pago, plazos y penalizaciones descritas en el apartado 9 de estos Términos.

Estonia

Estonia es el país pionero en ofrecer un entorno empresarial completamente digital, gracias a su programa e-Residency. Companio ha desarrollado una solución integral para emprendedores que desean crear y gestionar una empresa estonia desde cualquier parte del mundo, sin necesidad de presencia física.

Requisito de e-Residency

Todos los socios o miembros de una empresa constituida en Estonia deben contar con la tarjeta de e-Residency emitida por el gobierno estonio. Esta tarjeta permite la firma digital de documentos, el acceso a la plataforma de Companio y la gestión remota de la empresa. Puedes encontrar información detallada sobre cómo solicitar la e-Residency, plazos y precio aquí.

Companio no participa en el proceso de concesión de la e-Residency ni puede influir en su aprobación o denegación. En caso de que la solicitud sea rechazada, la tarifa de constitución no será reembolsada.

Alta y activación de la empresa

El proceso de registro de una empresa en Estonia a través de Companio consta de dos fases:

1. Alta en Companio
Se trata de un proceso inicial de tres pasos:

  • Elegir el nombre de la empresa.
  • Proporcionar la información básica de la empresa y de sus socios.
  • Pagar la tarifa de constitución.

Una vez completados estos pasos, el Cliente obtiene acceso a la plataforma para gestionar su empresa y continuar con la activación.

2. Activación de la empresa
El proceso de activación incluye los siguientes pasos dentro del panel:

  1. Firma del contrato: El Cliente debe firmar el acuerdo de prestación de Servicios utilizando su tarjeta de e-Residency.
  2. Confirmación del correo electrónico: Se requiere la confirmación del correo electrónico de contacto ante el Registro Mercantil de Estonia. Este proceso suele tardar entre 2 y 3 días.
  3. Firma de los miembros: Todos los miembros deben firmar digitalmente mediante sus respectivas tarjetas de e-Residency. Este proceso también suele completarse en un plazo de 2 a 3 días.
  4. Inicio del proceso de constitución por parte de Companio ante el Registro estonio: Una vez completados los tres pasos anteriores, Companio procederá a iniciar el proceso de constitución de la empresa ante el Registro Mercantil estonio. Este trámite suele completarse en un plazo aproximado de 24 horas. Como parte de los procedimientos de verificación exigidos por la normativa contra el blanqueo de capitales, se solicitará una copia del pasaporte de cada socio.
  5. Conexión de una cuenta bancaria corporativa: El Cliente deberá abrir y conectar al menos una cuenta bancaria corporativa con alguna de las entidades financieras admitidas por Companio. No se aceptarán cuentas preexistentes ni cuentas personales. Si bien Companio proporciona orientación durante este proceso, la apertura y aprobación de la cuenta corresponde exclusivamente a la entidad financiera elegida. Companio no asume responsabilidad alguna por la aprobación, denegación o posibles retrasos en dicho proceso.

Una vez completada la incorporación, el Cliente recibirá un documento oficial con el código de registro de la empresa. Este código, junto con el nombre y la dirección registrados, deberá constar obligatoriamente en todas las facturas emitidas por la empresa.

Plazos y consecuencias

  • Si el Cliente no ha conectado una cuenta bancaria corporativa en un plazo de un mes desde el inicio del proceso de incorporación, su estado pasará automáticamente a “en contabilidad”, y se comenzará a facturar la tarifa mensual correspondiente al plan contratado.
  • Si transcurren tres meses sin que el Cliente haya conectado una cuenta bancaria corporativa, el proceso de incorporación se considerará abandonado. En consecuencia:
    • Companio dejará de figurar como persona de contacto y dirección legal de la empresa.
    • El contrato con Companio se cancelará automáticamente.
    • El Cliente dejará de tener la condición de cliente.
    • No se emitirá ningún tipo de reembolso por los servicios prestados hasta la fecha.

Contabilidad y cumplimiento normativo

Companio proporciona un servicio contable adaptado a las obligaciones legales de Estonia. Esto incluye:

  • Contabilidad mensual.
  • Declaraciones de impuestos (TSD, IVA, etc.).
  • Preparación y envío del informe anual.
  • Monitoreo del cumplimiento legal.

La contabilidad comienza automáticamente una vez que se ha vinculado al menos una cuenta bancaria corporativa al panel de control de empresa. Si la cuenta bancaria no se vincula en el plazo de un mes desde la activación, la empresa pasará al estado de “en contabilidad” y se aplicarán las tarifas mensuales correspondientes.

Actividades admitidas y perfil de Cliente

Companio ofrece servicios exclusivamente a negocios digitales sin un establecimiento permanente fuera de Estonia. Para más información sobre las actividades y modelos de negocio admitidos, consulta nuestra Política de Uso Aceptable.

España

Companio ofrece servicios de contabilidad para profesionales autónomos registrados en España, diseñados para facilitar el cumplimiento fiscal de negocios digitales. También proporcionamos un servicio adicional de alta como autónomo para aquellos clientes que aún no se hayan registrado en el sistema tributario y de seguridad social español.

Alta como autónomo

Companio gestiona gratuitamente el alta del Cliente como autónomo si este lo necesitara, incluyendo su inscripción en:

  • La Agencia Tributaria (AEAT) para el cumplimiento de obligaciones fiscales.
  • La Seguridad Social (RETA) para la cobertura de seguridad social y cotizaciones.

El proceso se realiza de forma totalmente digital y con acompañamiento humano en cada paso.

Contabilidad y cumplimiento normativo

Una vez dado de alta, Companio ofrece un servicio contable mensual adaptado a las exigencias del régimen de autónomos en España. Este incluye:

  • Presentación de modelos fiscales (como el modelo 130, 303, 390, 349, entre otros).
  • Declaraciones trimestrales y anuales de IVA e IRPF.
  • Gestión de facturas emitidas y recibidas.
  • Elaboración de libros contables obligatorios.
  • Asesoramiento fiscal continuo.

Todo el proceso se realiza desde una única plataforma online, con notificaciones automáticas, seguimiento del estado fiscal y comunicación con el equipo contable.

Plazos del proceso

El proceso completo de alta como autónomo suele completarse en un plazo de 1 a 2 días laborables, siempre que la documentación esté completa y no existan incidencias.
Los pasos son los siguientes:

  1. Solicitud de alta en Companio: Una vez que el Cliente se registra, se revisa la información fiscal, los datos personales y el documento de identidad.
  2. Alta en la Agencia Tributaria (AEAT): Validada la información, se presenta el modelo 036 para formalizar el alta fiscal.
  3. Alta en la Seguridad Social: En paralelo, se realiza el alta en RETA, solicitando al Cliente dos códigos de verificación enviados a su teléfono móvil previamente registrado.
  4. Confirmación del alta y acceso a la plataforma: Una vez completado el registro, el Cliente recibe la documentación acreditativa y accede a la Plataforma como “registrado”, desde donde podrá comenzar a subir facturas y vincular su cuenta bancaria.

Perfil de Cliente y actividades admitidas

Este servicio está dirigido exclusivamente a profesionales por cuenta propia que desarrollen actividades digitales o prestadoras de servicios compatibles con el régimen de autónomos en España.

El servicio está diseñado para actividades comerciales online o que pueden desarrollarse sin una ubicación física específica ni estar sujetas al país de residencia del Cliente. Es ideal para sectores como desarrollo de software, marketing digital, diseño, consultoría, educación online, traducción, redacción, dropshipping, e-commerce o startups tecnológicas.

Planes y características del servicio

Companio ofrece diferentes planes de servicio adaptados a cada jurisdicción, en función del tipo de entidad, las obligaciones fiscales locales y el nivel de soporte requerido. Todos los planes incluyen acceso a nuestra plataforma digital y soporte profesional por parte de nuestro equipo contable y legal. A continuación se describen las modalidades disponibles en cada país.

Contabilidad en Estonia

Para empresas registradas en Estonia, Companio ofrece los siguientes planes:

Plan Virtual

El Plan Virtual es la opción más básica de los servicios ofrecidos por Companio, y está diseñado exclusivamente para clientes que requieren una dirección legal y una persona de contacto en Estonia, conforme a los requisitos del Registro Mercantil estonio. Este plan no incluye servicios de contabilidad ni presentación de impuestos. Este plan incluye:

  • Dirección legal en Estonia: válida para registrar la empresa en el Centro de Registro y Notariado de Estonia.
  • Persona de contacto local: requisito obligatorio para empresas con administradores no residentes.
  • Gestión digital: acceso completo al panel de control para gestionar datos de la empresa, documentos y notificaciones.

El Plan Virtual está sujeto a las siguientes limitaciones:

  1. No incluye servicios de contabilidad, conciliación bancaria, gestión de facturas ni declaraciones de impuestos.
  2. No cubre la preparación ni presentación del Informe Anual.
  3. Este plan está sujeto a las políticas de uso aceptable y puede ser suspendido si se detecta actividad comercial activa sin contratación de un plan contable compatible.
  4. Puede complementarse con el servicio de Informe Anual, únicamente si la empresa permaneció completamente inactiva durante el año fiscal o si presentó declaraciones de IVA con otro proveedor.

Plan Pro

El Plan Pro está diseñado para empresas digitales registradas en Estonia con estructuras operativas sencillas y sin exposición a criptomonedas ni actividades financieras complejas. Ofrece una solución contable completa para negocios en crecimiento que cumplen con el perfil estándar de una e-company europea, incluyendo:

  • Dirección legal en Estonia: válida para registrar la empresa en el Centro de Registro y Notariado de Estonia.
  • Persona de contacto local: requisito obligatorio para empresas con administradores no residentes.
  • Contabilidad y cumplimiento normativo mensual.
  • Presentación de declaraciones fiscales (TSD, IVA).
  • Acceso completo a la plataforma de gestión.
  • Conciliación bancaria automatizada.
  • Soporte multidivisa.
  • Préstamos personales o corporativos.
  • Contratación y pago a freelancers.
  • Informe anual (+250€/año).
  • Gestión de nóminas internacionales (requiere add-on Companio Work).

El Plan Pro está sujeto a las siguientes limitaciones:

  1. Número de cuentas bancarias corporativas: limitado a tres de la lista de bancos admitidos.
  2. Criptomonedas: no se permiten transacciones con criptoactivos (ni pagos, cobros, inversiones, ni tenencia).
  3. Inversiones: no se permite operar con plataformas como Interactive Brokers, eToro, Mintos, etc.
  4. Donaciones y entretenimiento: excluidos de la deducción contable.
  5. Amazon FBA, dropshipping, OSS: no está habilitado para estos modelos de negocio.

Plan Premium

El Plan Premium está diseñado para empresas digitales con mayor complejidad operativa, como aquellas que manejan criptomonedas, comercio electrónico (Amazon FBA/FBM), dropshipping o inversiones.

Características principales:

  • Todos los servicios incluidos en el Plan Pro.
  • Compatible con Amazon FBA, dropshipping, OSS, marketplaces y plataformas de inversión.
  • Mayor capacidad contable y documental.
  • Cuentas bancarias corporativas ilimitadas de la lista de bancos admitidos.
  • Admite operaciones con criptoactivos (trading, pagos, staking, NFTs, etc.) El plan Premium permite a los clientes realizar ciertas transacciones con criptomonedas como parte de sus actividades comerciales. Esto incluye actividades como pagar bienes/servicios utilizando criptomonedas, recibir pagos de clientes en criptomonedas o invertir en criptomonedas por medio de plataformas de exchange soportadas en la lista de CryptoWallets admitidos.
  • Donaciones como gasto deducible.

Limitaciones:

  • Entretenimiento: excluido de la deducción contable.

Informe Anual

Companio ofrece el servicio de preparación y presentación del Informe Anual para empresas registradas en Estonia, conforme a lo establecido en el Código de Comercio de Estonia y demás normativas aplicables.

Este Servicio no está incluido en los planes mensuales y debe abonarse por separado. El Servicio incluye:

  • Revisión de la información financiera proporcionada por el Cliente
  • Preparación del Informe Anual basado en dicha información
  • Presentación del Informe Anual ante el Registro Mercantil de Estonia

El Servicio no incluye auditorías externas, asesoramiento fiscal, ni asistencia frente a requerimientos de autoridades tras la presentación del informe.

Tarifas y condiciones de pago

  • Tarifa reducida: 250€ + IVA — si el pago se realiza antes del 31 de marzo del año de presentación.
  • Tarifa estándar: 500€ + IVA — si el pago se realiza entre el 1 de abril y el 30 de junio del año de presentación.
  • Tarifa fuera de plazo: 1000€ + IVA — si el pago se realiza después del 30 de junio del año de presentación.

Para ser elegible para la tarifa reducida, el Cliente debe haber sido usuario activo de uno de los planes mensuales de Companio, durante todo el ejercicio financiero para el que se presta el servicio.

El pago debe realizarse en su totalidad antes de que el equipo inicie la preparación del informe. Todos los pagos son no reembolsables, incluso si el Cliente no proporciona la información necesaria o no responde a las solicitudes de Companio para completar el servicio.

Tarifas adicionales por documentos pendientes
En caso de informes presentados fuera de plazo (después del 30 de junio), se aplicará una tarifa adicional por cada documento que no haya sido subido en el mes correspondiente, si el número total de documentos pendientes supera los 100. Estas tarifas compensan el trabajo adicional que implica la reconciliación retroactiva de períodos contables.

Tarifas adicionales por documentos/transacciones

Companio se reserva el derecho de aplicar una tarifa adicional en caso de que, para la presentación del Informe Anual, el número de documentos pendientes supere los 100. Esta tarifa adicional será proporcional al número de documentos pendientes y se calculará según la tabla de precios vigente.

Esta tarifa adicional solo se aplicará a aquellos clientes que paguen el Informe Anual fuera de plazo (después del 30 de junio). Las tarifas correspondientes se aplicarán para compensar el trabajo adicional requerido para la reconciliación retroactiva de períodos contables.

Si el Cliente opera con una cuenta bancaria corporativa que no figure en la lista de bancos admitidos por Companio, o utiliza una plataforma CryptoWallet no incluida en la lista de CryptoWallets admitidos, Companio se reserva el derecho de aplicar un cargo adicional por el procesamiento manual de dichas transacciones. Este cargo será calculado en base al número de transacciones y de acuerdo con los rangos establecidos en la tarifa de precios vigente.

Contabilidad en España para autónomos

Para profesionales autónomos registrados en España, Companio ofrece tres planes de servicio diseñados para adaptarse al volumen de actividad, número de documentos y complejidad operativa de cada cliente. Todos los planes incluyen acceso a la plataforma digital, gestión fiscal mensual y soporte profesional.

Plan Start

El Plan Start está pensado para autónomos que inician su actividad o manejan un volumen reducido de operaciones. Incluye:

  • Alta de autónomo gratuita (si se requiere).
  • Declaraciones trimestrales del IVA.
  • Presentación de todos los modelos fiscales aplicables (130, 303, 111, 115, 347, 349 y 390).
  • Emisión de facturas a clientes de cualquier país y en cualquier moneda.
  • Declaraciones de VAT y registro en el VIES.

Limitaciones del Plan Start:

  • Una única actividad profesional registrada.
  • Hasta 20 documentos mensuales.

Plan Global

El Plan Global está pensado para autónomos con mayor carga administrativa o que desarrollan más de una línea de actividad. Incluye todos los servicios del Plan Start, además de:

  • Hasta dos actividades registradas.
  • Consultoría fiscal gratuita y optimización fiscal (15 minutos al mes).
  • Asistencia con la coordinación fiscal si el Cliente también tiene una empresa registrada en Estonia con Companio.

Limitaciones del Plan Global:

  • Hasta 50 documentos mensuales.

Plan Team

El Plan Team está diseñado para autónomos con operaciones más complejas, estructuras colaborativas o gestión de talento internacional. Incluye todos los servicios del Plan Global, además de:

  • Hasta tres actividades profesionales registradas.
  • Acceso multiusuario.
  • Consultoría fiscal gratuita extendida (30 minutos al mes).
  • Acceso a Companio Work para contratar y gestionar talento internacional.

Limitaciones del Plan Team:

  • Hasta 100 documentos mensuales.

Cambios de Plan

Companio ofrece un proceso sencillo y guiado para cambiar entre los diferentes planes mensuales de contabilidad disponibles en cada jurisdicción. Si el Cliente desea cambiar de plan, deberá ponerse en contacto con el equipo de atención al cliente, quien le asistirá en la selección del nuevo plan y gestionará el proceso de transición.

Los Clientes de Companio pueden cambiar de plan siempre que el nuevo plan sea compatible con las actividades de su empresa o perfil fiscal.

Condiciones del cambio

  • El cambio de plan debe solicitarse a través del soporte oficial de Companio.
  • Se requiere un período mínimo de permanencia de tres (3) meses en el nuevo plan a partir de la fecha de cambio.
  • El cambio se activa el primer día del mes siguiente a la confirmación por parte del equipo de Companio.
  • Durante el proceso, el Cliente deberá aceptar las limitaciones, precios y condiciones del nuevo plan, conforme a los Términos vigentes.

Cambios específicos

  • Cambio a Plan Virtual: implica la cancelación de servicios contables, fiscales y de cumplimiento. Sólo se mantendrá la oficina virtual.
  • Cambio a Plan Pro o Premium: puede requerir revisión del modelo de negocio y entrega de documentación adicional. Aplican tarifas según volumen.
  • Cambio desde Contabilidad en España para autónomos a un plan empresarial en Estonia: requiere disolución o cese de la actividad como autónomo, según normativa española.

Penalización por incumplimiento

Si el Cliente cancela el nuevo plan antes de cumplir el período de permanencia mínima, deberá abonar el equivalente a tres mensualidades completas del plan vigente.

Otros Servicios

Además de los planes mensuales de contabilidad, Companio ofrece servicios adicionales diseñados para dar soporte a necesidades específicas de nuestros clientes. Estos servicios pueden contratarse de forma complementaria a cualquier plan disponible, siempre que se cumplan los requisitos establecidos por el Prestador.

companion®

companion® es un servicio adicional de asistencia personalizada en materia contable, administrativa y financiera. Está diseñado para apoyar las operaciones diarias del negocio del Cliente mediante la asignación de un asistente financiero humano (“companion”), supervisado por Companio.

Alcance del Servicio

companion® incluye las siguientes funciones:

  • Gestión de pagos y cobros: control de cuentas por pagar y por cobrar, emisión y seguimiento de facturas.
  • Conciliación bancaria: revisión y conciliación de movimientos bancarios con la contabilidad.
  • Revisión financiera: análisis de informes financieros y asistencia en la interpretación de datos contables.
  • Consultas fiscales y administrativas: orientación estratégica y resolución de dudas relacionadas con la operativa financiera.
  • Informes y seguimiento por proyecto: elaboración de reportes personalizados y apoyo en el control de gastos e ingresos por iniciativa o cliente.

Además, los “companions” estarán disponibles hasta 5 horas por semana para reuniones por videoconferencia o teléfono por cliente. La activación del servicio se realiza un mes después de la solicitud, con el fin de preparar y asignar correctamente el recurso.

Límites del Servicio

companion® no incluye:

  • Servicios de asesoría legal o fiscal certificada.
  • Preparación o presentación directa de declaraciones tributarias.
  • Asistencia personal o gestión de tareas no relacionadas con el negocio.
  • Actividades de marketing, ventas o soporte técnico.
  • Participación directa en operaciones comerciales o toma de decisiones empresariales.
  • Asesoría de inversión o planificación financiera.

Los “companions” no son empleados del Cliente. No podrán trabajar más allá del límite horario indicado, ni asumir funciones fuera del alcance previamente definido.

Operativa del Servicio

  • La comunicación debe realizarse exclusivamente a través de los canales habilitados por Companio.
  • El Cliente deberá designar una persona de contacto para la coordinación de tareas.
  • Los “companions” trabajan bajo la supervisión de un mánager designado por Companio.
  • En caso de disconformidad, el Cliente podrá solicitar un reemplazo, con un máximo de tres sustituciones por año, que será gestionado en un plazo de hasta 30 días naturales.
  • Los “companions” utilizarán credenciales y entornos de acceso seguros provistos por Companio.

Confidencialidad y seguridad

Cada “companion” firma un acuerdo de confidencialidad específico para proteger la información sensible del Cliente. Companio se compromete a aplicar medidas técnicas y organizativas para garantizar la integridad, seguridad y confidencialidad de los datos.

Terminación

El servicio companion® puede cancelarse por cualquiera de las partes mediante notificación con 30 días de antelación. En caso de incumplimiento grave por parte del Cliente, Companio podrá finalizar el servicio de manera inmediata.

Amazon FBA

Amazon FBA es un servicio adicional diseñado específicamente para empresas que venden a través del programa “Fulfilled by Amazon” (FBA). El objetivo del servicio es automatizar la contabilidad vinculada a las operaciones de Amazon, asegurar el cumplimiento fiscal y reducir la carga administrativa del Cliente.

Descripción del Servicio

El Servicio incluye:

  • Integración automática con Amazon Seller Central.
  • Importación y categorización de ingresos, gastos, comisiones y devoluciones.
  • Reconciliación con informes bancarios y contables.
  • Cálculo del IVA y otros impuestos indirectos relacionados con las ventas en Amazon.
  • Generación de informes contables y financieros adaptados a los requisitos de la jurisdicción correspondiente.

Este servicio es compatible con los planes contables de Companio en Estonia y se gestiona a través de la misma plataforma.

Condiciones del Servicio

  • Amazon FBA Accounting está disponible únicamente para Clientes con suscripción activa a un plan contable compatible en Estonia: el Plan Premium.
  • El Servicio se limita a la contabilidad de actividades realizadas dentro del entorno FBA (no incluye otros canales de venta o plataformas).
  • Companio no se responsabiliza de discrepancias, suspensiones de cuenta o errores generados desde el sistema de Amazon.

Exclusiones

Amazon FBA Accounting no incluye:

  • Preparación de informes legales exigidos por Amazon (por ejemplo, documentación KYC, certificados fiscales extranjeros).
  • Gestión de inventarios o logística.
  • Revisión legal de contratos con Amazon o terceros.
  • Gestión de disputas o reclamaciones con Amazon.

Companio Work

Companio Work es el servicio de Employer of Record (EOR) de Companio. Está diseñado para permitir a nuestros clientes contratar y gestionar talento internacional de forma legal y segura, sin necesidad de establecer una entidad legal en el país de residencia del trabajador.

Descripción del Servicio

Companio Work incluye:

  • Contratación legal de empleados en más de 80 países, a través de entidades locales asociadas.
  • Formalización del contrato laboral conforme a la legislación del país del empleado.
  • Gestión de nómina, beneficios y obligaciones fiscales locales.
  • Coordinación entre el Cliente, el trabajador y la entidad empleadora.
  • Acceso a la plataforma de Companio para el seguimiento del estado laboral y administrativo.

El Cliente mantiene la supervisión operativa del trabajador y define sus tareas, horarios y objetivos, mientras que la relación laboral formal la mantiene la entidad local contratante.

Condiciones del Servicio

  • El servicio está disponible únicamente para Clientes con un plan de contabilidad activo en Companio.
  • Las tarifas y condiciones aplicables al servicio serán informadas caso a caso, en función del país de residencia del trabajador, a partir de 390€ por empleado/mes.
  • El Cliente es responsable de proporcionar la descripción del puesto, requisitos, condiciones y aprobación del presupuesto.
  • Companio no es responsable de la productividad, rendimiento o resultados del empleado contratado.

Exclusiones

Companio Work no incluye:

  • Reclutamiento o selección directa de candidatos.
  • Evaluaciones de desempeño o seguimiento de KPIs.
  • Formación o soporte técnico del trabajador.
  • Resolución de conflictos laborales entre el Cliente y el empleado.

Cambio de proveedor

Companio facilita el proceso de transición desde otro proveedor de servicios contables o administrativos a su plataforma, asegurando una incorporación rápida, segura y sin costes iniciales. Este proceso permite a empresas ya constituidas comenzar a operar con Companio sin interrupciones en sus obligaciones fiscales.

Proceso de cambio

El Cliente deberá:

  1. Registrarse en Companio y proporcionar el código de registro de su empresa.
  2. Verificar la información de su entidad a través del panel de control.
  3. Solicitar el cambio de proveedor, aceptando los Términos de servicio correspondientes.
  4. Subir la documentación financiera solicitada:
    • Libro mayor.
    • Balance general.
    • Libro de compras y ventas.
    • Detalle de activos o préstamos pendientes.
  5. Proporcionar permisos y acceso para la importación de datos y estados bancarios, si aplica.

Revisión y admisión

Companio se reserva el derecho de aceptar o rechazar solicitudes de cambio basándose en:

  • La actividad económica declarada (que debe ajustarse a la Política de Uso Aceptable).
  • La situación fiscal y documental de la empresa (sin deudas pendientes, declaraciones e informes anuales al día).
  • La calidad y consistencia de la documentación entregada.

Tiempos y condiciones

  • El cambio de proveedor suele completarse en 3 a 5 días hábiles, una vez recibida la documentación completa.
  • Se recomienda iniciar el proceso al inicio del mes, para garantizar una transición contable fluida.
  • El proveedor anterior sigue siendo responsable de las obligaciones contables previas al cambio.
  • El Cliente acepta un compromiso mínimo de tres (3) meses con Companio desde la fecha de incorporación.

Limitación de responsabilidad

Companio no será responsable en ningún caso por los servicios contables no prestados si el Cliente no ha proporcionado la documentación necesaria del proveedor anterior para continuar con la contabilidad. La responsabilidad de facilitar dicha información recae exclusivamente en el Cliente.

Cancelación anticipada

Si el Cliente rescinde el servicio antes de cumplir el período mínimo, se aplicará una penalización equivalente a tres mensualidades completas del plan contratado.

Cancelación y terminación de Servicios

Companio reconoce el derecho del Cliente a cancelar los servicios contratados en cualquier momento, respetando los plazos y condiciones establecidas en estos Términos y en los contratos aplicables. Asimismo, Companio se reserva el derecho de cancelar unilateralmente la prestación del servicio en determinadas circunstancias.

Cancelación por parte del Cliente

El Cliente podrá cancelar su suscripción o contrato con Companio mediante notificación expresa presentada a través del canal oficial de soporte, cumpliendo los siguientes requisitos:

  • La solicitud debe enviarse antes del día 25 del mes en el que se desea finalizar el servicio.
  • El Cliente deberá realizar el pago íntegro del mes en curso incluso si decide dejar de utilizar el servicio a partir de la notificación.
  • El Cliente se compromete a actualizar su dirección y persona de contacto en el Registro Mercantil (Estonia) inmediatamente después de la cancelación.
  • La cancelación será efectiva al cierre del mes contable correspondiente. Durante este período, Companio continuará prestando los servicios necesarios para cumplir con las obligaciones fiscales del mes anterior (como IVA y TSD).

Una vez verificados los cambios en el registro y completadas las obligaciones pendientes, Companio entregará los informes contables finales.

Cancelación por parte de Companio

Companio podrá cancelar el servicio unilateralmente en los siguientes casos:

  • Falta de pago reiterado o fuera de plazo.
  • Falta de colaboración o entrega de documentación esencial para la prestación del servicio.
  • Participación del Cliente en actividades fraudulentas, ilegales o incompatibles con la Política de uso aceptable.
  • Incumplimiento contractual reiterado.

En estos casos, Companio notificará la situación al Cliente y otorgará un plazo de 10 días hábiles para subsanar la deficiencia antes de hacer efectiva la cancelación.

Efectos de la cancelación

  • La cancelación no da derecho a reembolso de importes ya abonados, incluyendo pagos anticipados, mensualidades no consumidas o créditos en cuenta.
  • Cualquier saldo positivo en la cuenta del Cliente, generado como crédito interno por bonificaciones, promociones, ajustes o rectificaciones, no será reembolsable ni transferible, ya que no constituye un pago efectivo realizado por el Cliente.
  • Si la cancelación se produce antes de cumplir el período mínimo de compromiso (como en el caso de un cambio de proveedor o de plan), se aplicará una penalización equivalente a tres mensualidades completas del plan contratado.
  • El Cliente seguirá siendo responsable de las obligaciones legales y fiscales relacionadas con su empresa o actividad incluso después de la finalización del servicio.

Condiciones de pago

El Cliente acepta las condiciones de pago aplicables al Plan o Servicio contratado, según lo especificado en el presente documento, en los contratos individuales y en la página oficial de precios: https://companio.co/es/precios.

Modalidad de facturación

  • Todos los pagos son mensuales, salvo que se especifique lo contrario (como tarifas únicas por registro o Informe Anual).
  • La factura se emite el día 25 del mes siguiente a la prestación del servicio.
  • Para el Plan Virtual, el pago se carga el día 1 de cada mes por adelantado.
  • El Cliente autoriza a Companio a procesar los cobros mediante tarjeta bancaria desde el panel de empresa.
  • Companio se reserva el derecho de aplicar un cargo administrativo adicional en caso de disputas iniciadas por el Cliente sobre facturas legítimas. El Cliente deberá abonar el importe en disputa, salvo que pueda demostrar que no corresponde ser cobrado.

Penalizaciones por impago

  • Si el pago no puede realizarse en el día previsto, se realizarán reintentos automáticos el día 28 y el día 1 del mes siguiente.
  • En caso de retraso, se aplicará una penalización del 0,5% diario sobre el importe pendiente, hasta regularizar el pago.

Penalización por entrega tardía de documentación

Si el Cliente no entrega los documentos requeridos (facturas, extractos, recibos) antes del día 5 del mes siguiente, Companio podrá aplicar un cargo adicional de 2€ por documento cargado fuera de plazo.

Tarifas adicionales

  • Si el volumen de documentos o complejidad operativa excede los límites del Plan contratado, se aplicará una tarifa adicional de:
    • 99 €/hora (Plan Pro)
    • 199 €/hora (Plan Premium)
  • Si debido a la entrega de documentación incompleta, incorrecta o fuera de plazo, Companio debe rehacer informes contables ya preparados o enviados, se reserva el derecho de aplicar un cargo extraordinario equivalente a una mensualidad básica del plan inferior correspondiente al Servicio contratado.
  • Estas tarifas compensan el trabajo adicional necesario para completar la contabilidad o para resolver incidencias causadas por la falta de colaboración del Cliente.

Créditos en cuenta

Cualquier cantidad reflejada como crédito en la cuenta del Cliente (por ajustes, promociones o bonificaciones) no será considerada como reembolsable en caso de cancelación, ya que no corresponde a un pago realizado por el Cliente.

Constitución de empresa

La tarifa por el servicio de constitución de empresa es un pago único no reembolsable, correspondiente al trabajo realizado para iniciar el proceso de registro. Esta tarifa se mantiene en todos los casos, incluso si el Cliente no puede completar el proceso por causas ajenas a Companio, como la denegación de la e-Residency o la imposibilidad de recoger el documento en el punto de entrega asignado.

Obligaciones del Cliente

El Cliente se compromete a colaborar activamente con Companio para facilitar la correcta prestación del Servicio, asumiendo las siguientes obligaciones generales:

Obligaciones generales

  • Proporcionar toda la información necesaria, precisa y relevante para la contabilidad, incluyendo datos personales, empresariales y fiscales.
  • Subir las facturas de ventas y compras correspondientes al ciclo contable y toda la documentación justificativa antes del día 5 del mes siguiente.
  • Mantener conectadas todas las cuentas bancarias corporativas a la plataforma de Companio, para permitir una conciliación bancaria adecuada.
  • Responder puntualmente a las comunicaciones del equipo contable y realizar los pagos en los plazos establecidos.
  • Asegurar que la actividad de su empresa cumple con la legislación del país de constitución y con la normativa aplicable en la Unión Europea.
  • Proporcionar los permisos o accesos requeridos (incluyendo poderes notariales, si aplica).
  • No obstaculizar la prestación del servicio ni generar costes adicionales por omisiones, retrasos o errores imputables al Cliente.

Obligaciones específicas: Estonia

  • Garantizar que la empresa no tenga un establecimiento permanente fuera de Estonia, conforme a la legislación nacional y los tratados de doble imposición.
  • Solicitar a sus proveedores las facturas correspondientes en un plazo máximo de 30 días desde la recepción del servicio.
  • Aceptar que las facturas no justificadas o no presentadas a tiempo serán clasificadas como “gasto no relacionado con el negocio”, y podrán ser gravadas conforme al artículo § 51.3 de la Ley del Impuesto sobre la Renta de Estonia.

Obligaciones de Companio

Companio se compromete a prestar sus Servicios de manera diligente, conforme a los estándares profesionales y en cumplimiento con la legislación vigente en cada jurisdicción.

Obligaciones generales

  • Preparar y presentar los informes contables, fiscales y administrativos de acuerdo con la documentación proporcionada por el Cliente y la normativa del país de constitución de la empresa.
  • Garantizar el cumplimiento de la normativa contable, fiscal y mercantil local, así como de las directivas europeas aplicables.
  • Mantener comunicación con el Cliente a través de los canales oficiales habilitados en la plataforma.
  • Proporcionar acceso seguro y estable a la plataforma, así como soporte técnico razonable para su uso.

Companio no será responsable de:

  • Errores, omisiones o inexactitudes en la información entregada por el Cliente.
  • Sanciones o multas impuestas por las autoridades como consecuencia de datos incompletos, falsos o no entregados a tiempo por el Cliente.
  • Pérdidas económicas derivadas de la preparación o presentación del Informe Anual o de sus resultados.
  • Requerimientos posteriores o auditorías iniciadas por autoridades fiscales en base a la información proporcionada por el Cliente.
  • Servicios, productos o decisiones tomadas por proveedores o plataformas externas, incluyendo bancos, procesadores de pagos, u otros servicios vinculados al Cliente.

La responsabilidad de Companio está limitada al valor total de las tarifas efectivamente pagadas por el Cliente.

Obligaciones específicas: Estonia

Además de las obligaciones generales, Companio se compromete a:

  • Proporcionar servicios de oficina virtual (dirección legal y persona de contacto) en Estonia.
  • Realizar conciliaciones bancarias, acceder e importar extractos bancarios (con autorización del Cliente).
  • Preparar y presentar las declaraciones de IVA y demás impuestos ante la Junta de Impuestos y Aduanas de Estonia.
  • Preparar y registrar los pagos fiscales derivados de la actividad, incluyendo impuestos sobre nómina (si corresponde), en las cuentas bancarias del Cliente (con su autorización expresa).

Obligaciones específicas: España

Además de las obligaciones generales, Companio se compromete a:

  • Elaborar y presentar las declaraciones fiscales correspondientes (incluyendo IVA, IRPF y los modelos obligatorios) ante la Agencia Tributaria, en función del régimen de autónomos del Cliente.
  • Preparar y registrar los pagos a Hacienda derivados de dichas obligaciones fiscales, utilizando las cuentas bancarias del Cliente con su consentimiento.

Aclaración importante: Estos servicios se limitan exclusivamente a las obligaciones asociadas al régimen fiscal de autónomos (RETA). Queda expresamente excluida la preparación y presentación de la Declaración de la Renta (Modelo 100), la cual es responsabilidad directa del Cliente. Aunque Companio informa periódicamente sobre esta distinción, ocasionalmente se producen malentendidos. Por ello, Companio podrá enviar recordatorios puntuales para evitar confusiones respecto a los servicios incluidos.

Confidencialidad y protección de datos

El Cliente consiente el procesamiento de sus datos personales y empresariales recopilados a través del sitio web de Companio y durante la prestación de los Servicios contratados. Dichos datos no serán compartidos con terceros bajo ninguna circunstancia.
Los datos personales a los que el Prestador tenga acceso como consecuencia de la prestación del servicio serán considerados propiedad exclusiva del Cliente y se entenderán facilitados voluntariamente. Estos datos serán utilizados únicamente con el fin de ejecutar los servicios contratados.
Companio se compromete a mantener el más estricto secreto profesional y confidencialidad respecto a la información tratada, así como a cumplir rigurosamente con su deber de custodia. El tratamiento de los datos se realizará en cumplimiento con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y demás normativas europeas aplicables en materia de privacidad.

Ley aplicable y resolución de conflictos

Este contrato sustituye cualquier acuerdo previo celebrado entre las Partes respecto a los mismos Servicios.
Cualquier controversia relativa a la interpretación, validez, ejecución o terminación del presente contrato, así como cualquier disputa derivada de la relación entre el Cliente y el Prestador, se regirá exclusivamente por la legislación vigente en la República de Estonia y se someterá a la jurisdicción de los tribunales estonios.

Modificaciones

Companio podrá modificar estos Términos con un preaviso mínimo de 30 días. Las modificaciones se comunicarán mediante el panel del Cliente o correo electrónico. La continuidad en el uso de los Servicios implicará la aceptación de los nuevos Términos.