Términos y Condiciones

Requisito de e-Residency

Todos los socios o miembros de una empresa constituida en Estonia deben contar con la tarjeta de e-Residency emitida por el gobierno estonio. Esta tarjeta permite la firma digital de documentos, el acceso a la plataforma de Companio y la gestión remota de la empresa. Puedes encontrar información detallada sobre cómo solicitar la e-Residency, plazos y precio aquí.

Companio no participa en el proceso de concesión de la e-Residency ni puede influir en su aprobación o denegación. En caso de que la solicitud sea rechazada, la tarifa de constitución no será reembolsada.

Alta y activación de la empresa

El proceso de registro de una empresa en Estonia a través de Companio consta de dos fases:

1. Alta en Companio
Se trata de un proceso inicial de tres pasos:

• Elegir el nombre de la empresa.
• Proporcionar la información básica de la empresa y de sus socios.
• Pagar la tarifa de constitución.

Una vez completados estos pasos, el Cliente obtiene acceso a la plataforma para gestionar su empresa y continuar con la activación.

2. Activación de la empresa
El proceso de activación incluye los siguientes pasos dentro del panel:

1. Firma del contrato: El Cliente debe firmar el acuerdo de prestación de Servicios utilizando su tarjeta de e-Residency.
2. Confirmación del correo electrónico: Se requiere la confirmación del correo electrónico de contacto ante el Registro Mercantil de Estonia.
3. Firma de los miembros: Todos los miembros deben firmar digitalmente mediante sus respectivas tarjetas de e-Residency.
4. Inicio del proceso de constitución ante el Registro estonio: Una vez completados los tres pasos anteriores, Companio procederá a iniciar el proceso de constitución de la empresa ante el Registro Mercantil estonio. Este trámite suele completarse en un plazo aproximado de 24 horas. Como parte de los procedimientos de verificación exigidos por la normativa contra el blanqueo de capitales, se solicitará una copia del pasaporte de cada socio.
5. Otorgamiento de poder notarial (PoA): El Cliente debe otorgar un poder notarial a Companio, como requisito estándar exigido por las autoridades estonias.
6. Conexión de una cuenta bancaria corporativa: El Cliente deberá abrir y conectar al menos una cuenta bancaria corporativa con alguna de las entidades financieras admitidas por Companio. No se aceptarán cuentas preexistentes ni cuentas personales. Si bien Companio proporciona orientación durante este proceso, la apertura y aprobación de la cuenta corresponde exclusivamente a la entidad financiera elegida. Companio no asume responsabilidad alguna por la aprobación, denegación o posibles retrasos en dicho proceso.

Una vez completada la incorporación, el Cliente recibirá un documento oficial con el código de registro de la empresa. Este código, junto con el nombre y la dirección registrados, deberá constar obligatoriamente en todas las facturas emitidas por la empresa.

Plazos y consecuencias
Para garantizar un proceso de incorporación fluido y eficiente, Companio aplica límites máximos de tiempo para cada etapa del proceso de activación de empresas en Estonia. Estos límites nos permiten asegurar la calidad del servicio y cumplir con los requisitos legales.
Si el Cliente no completa alguno de los pasos requeridos dentro del plazo establecido, el proceso de incorporación se considerará cancelado automáticamente y el Cliente perderá su condición de cliente. En tal caso:

• El contrato de servicios será rescindido.
• Companio dejará de actuar como persona de contacto legal y dirección registrada de la empresa.
• No se emitirán reembolsos por los servicios ya prestados, salvo en circunstancias excepcionales.
• El Cliente podrá volver a solicitar el servicio en el futuro, pero deberá comenzar el proceso de incorporación desde el inicio.

Los plazos máximos para cada etapa del proceso de activación son los siguientes:

1. Firma del contrato: 90 días
2. Confirmación del correo electrónico: 3 días
3. Firma en el Registro Mercantil: 3 días
4. Otorgamiento del poder notarial (PoA): 7 días
5. Apertura y conexión de cuenta bancaria: 90 días

Importante: En el cuarto y quinto paso del proceso de activación, el Cliente debe conectar una cuenta bancaria corporativa en un plazo máximo de 30 días. Si la cuenta no se vincula dentro de este periodo, la empresa se marcará automáticamente como “en contabilidad” y comenzarán a aplicarse las tarifas mensuales correspondientes al plan contratado.

Contabilidad y cumplimiento normativo

Companio proporciona un servicio contable adaptado a las obligaciones legales de Estonia. Esto incluye:

• Contabilidad mensual.
• Declaraciones de impuestos (TSD, IVA, etc.).
• Preparación y envío del informe anual.
• Monitoreo del cumplimiento legal.

La contabilidad comienza automáticamente una vez que se ha vinculado al menos una cuenta bancaria corporativa al panel de control de empresa.

Perfil de Cliente y actividades admitidas

Companio ofrece servicios exclusivamente a negocios digitales sin un establecimiento permanente fuera de Estonia. Para más información sobre las actividades y modelos de negocio admitidos, consulta nuestra Política de Uso Aceptable.

Alta como autónomo

Companio gestiona gratuitamente el alta del Cliente como autónomo si este lo necesitara, incluyendo su inscripción en:

• La Agencia Tributaria (AEAT) para el cumplimiento de obligaciones fiscales.
• La Seguridad Social (RETA) para la cobertura de seguridad social y cotizaciones.

El proceso se realiza de forma totalmente digital y con acompañamiento humano en cada paso.

Contabilidad y cumplimiento normativo

Una vez dado de alta, Companio ofrece un servicio contable mensual adaptado a las exigencias del régimen de autónomos en España. Este incluye:

• Presentación de modelos fiscales (como el modelo 130, 303, 390, 349, entre otros).
• Declaraciones trimestrales y anuales de IVA e IRPF.
• Gestión de facturas emitidas y recibidas.
• Elaboración de libros contables obligatorios.
• Asesoramiento fiscal continuo.

Todo el proceso se realiza desde una única plataforma online, con notificaciones automáticas, seguimiento del estado fiscal y comunicación con el equipo contable.

Plazos del proceso

El proceso completo de alta como autónomo suele completarse en un plazo de 1 a 2 días laborables, siempre que la documentación esté completa y no existan incidencias.
Los pasos son los siguientes:

1. Solicitud de alta en Companio: Una vez que el Cliente se registra, se revisa la información fiscal, los datos personales y el documento de identidad.
2. Alta en la Agencia Tributaria (AEAT): Validada la información, se presenta el modelo 036 para formalizar el alta fiscal.
3. Alta en la Seguridad Social: En paralelo, se realiza el alta en RETA, solicitando al Cliente dos códigos de verificación enviados a su teléfono móvil previamente registrado.
4. Confirmación del alta y acceso a la plataforma: Una vez completado el registro, el Cliente recibe la documentación acreditativa y accede a la Plataforma como “registrado”, desde donde podrá comenzar a subir facturas y vincular su cuenta bancaria.

Perfil de Cliente y actividades admitidas

Este servicio está dirigido exclusivamente a profesionales por cuenta propia que desarrollen actividades digitales o prestadoras de servicios compatibles con el régimen de autónomos en España.

El servicio está diseñado para actividades comerciales online o que pueden desarrollarse sin una ubicación física específica ni estar sujetas al país de residencia del Cliente. Es ideal para sectores como desarrollo de software, marketing digital, diseño, consultoría, educación online, traducción, redacción, dropshipping, e-commerce o startups tecnológicas.

Plan Pro

El Plan Pro está diseñado para empresas digitales registradas en Estonia con estructuras operativas sencillas y sin exposición a criptomonedas ni actividades financieras complejas. Este plan ofrece una solución contable completa para negocios en crecimiento que cumplen con el perfil estándar de una e-company europea.

Incluye:

• Dirección legal en Estonia: válida para registrar la empresa en el Centro de Registro y Notariado de Estonia.
• Persona de contacto local: requisito obligatorio para empresas con administradores no residentes.
• Contabilidad y cumplimiento normativo mensual.
• Presentación de declaraciones fiscales (TSD, IVA).
• Acceso completo a la plataforma de contabilidad todo en uno.
• Conciliación bancaria automatizada.
• Soporte multidivisa.
• Préstamos personales o corporativos.
• Contratación y pago a freelancers.
• Informe anual (+250€/año).
• Gestión de nóminas internacionales (requiere add-on Companio Work).
• +89€ por cada salario de miembro de la junta directiva.

Importante: Recibir un salario como miembro del equipo directivo mientras se es residente fiscal en otro país puede no ser conforme con la legislación local. Companio no se hace responsable de posibles consecuencias legales o fiscales derivadas de una situación de no conformidad. Para una solución totalmente legal, recomendamos utilizar el servicio Companio Work.

El Plan Pro está sujeto a las siguientes limitaciones:

1. Número de cuentas bancarias corporativas: limitado a tres de la lista de bancos admitidos.
2. Criptomonedas: no se permiten transacciones con criptoactivos (ni pagos, cobros, inversiones, ni tenencia).
3. Inversiones: no se permite operar con plataformas como Interactive Brokers, eToro, Mintos, etc.
4. Amazon FBA, dropshipping, OSS: no está habilitado para estos modelos de negocio.
5. Importación CSV e importación de ventas estructuradas no disponibles en el Plan Pro.
6. Hasta mil (1.000) transacciones por mes. Si el Cliente supera este límite en un mes determinado, deberá actualizar su plan al Plan Ultra o estará sujeto a cargos adicionales calculados conforme a la lógica de precios publicada en la página de precios de Companio.

Plan Premium

El Plan Premium está diseñado para empresas digitales con mayor complejidad operativa, como aquellas que manejan criptomonedas, comercio electrónico (Amazon FBA/FBM), dropshipping o inversiones.

Incluye:

• Todos los servicios incluidos en el Plan Pro.
• Compatible con Amazon FBA, dropshipping, OSS, marketplaces y plataformas de inversión.
• Mayor capacidad contable y documental.
• Número de cuentas bancarias corporativas: limitado a cinco de la lista de bancos admitidos. Las cuentas adicionales requerirán el Plan Ultra.
• Admite operaciones con criptoactivos (trading, pagos, staking, etc.) El plan Premium permite a los clientes realizar ciertas transacciones con criptomonedas como parte de sus actividades comerciales. Esto incluye actividades como pagar bienes/servicios utilizando criptomonedas, recibir pagos de clientes en criptomonedas o invertir en criptomonedas por medio de plataformas de exchange soportadas en la lista de CryptoWallets admitidos. Las cuentas bancarias cripto, exchanges de criptomonedas y plataformas de inversión computarán dentro del límite total de cuentas bancarias permitido en el Plan Premium.
• Importación CSV e importación estructurada de ventas disponibles en el Plan Premium.
• +59€ por cada salario de miembro de la junta directiva.

Importante: Recibir un salario como miembro del equipo directivo mientras se es residente fiscal en otro país puede no ser conforme con la legislación local. Companio no se hace responsable de posibles consecuencias legales o fiscales derivadas de una situación de no conformidad. Para una solución totalmente legal, recomendamos utilizar el servicio Companio Work.

El Plan Premium está sujeto a las siguientes limitaciones:

• Entretenimiento: excluido de la deducción contable.
• Hasta mil (1.000) transacciones por mes. Si el Cliente supera este límite en un mes determinado, deberá actualizar su plan al Plan Ultra o estará sujeto a cargos adicionales calculados conforme a la lógica de precios publicada en la página de precios de Companio.

Plan Ultra

El Plan Ultra está diseñado para empresas dadas de alta en Estonia con alta complejidad operativa. Este plan se aplica a Clientes cuyo volumen de transacciones, estructura bancaria o modelo operativo exceda los límites establecidos para los Planes Pro o Premium.

El precio del Plan Ultra es variable y depende del número de transacciones registradas por mes natural, conforme a la calculadora de precios publicada en la página de precios de Companio.

Incluye:

• Todos los servicios incluidos en el Plan Premium.
• Más de cinco (5) cuentas bancarias corporativas de la lista de bancos admitidos.
• Admite operaciones con criptoactivos (trading, pagos, staking, etc.). El Plan Ultra permite a los Clientes llevar a cabo determinadas transacciones con criptomonedas como parte de su actividad empresarial. Esto incluye operaciones tales como pagar bienes o servicios utilizando criptomonedas, recibir pagos de clientes en criptomonedas o invertir en criptoactivos a través de plataformas de exchange incluidas en la lista de CryptoWallets admitidos.
• +59€ por cada salario de miembro de la junta directiva.

Importante: Recibir un salario como miembro del equipo directivo mientras se es residente fiscal en otro país puede no ser conforme con la legislación local. Companio no se hace responsable de posibles consecuencias legales o fiscales derivadas de una situación de no conformidad. Para una solución totalmente legal, recomendamos utilizar el servicio Companio Work.

El Plan Ultra está sujeto a las siguientes limitaciones:

• Entretenimiento: excluido de la deducción contable.

Estructura de precios:

El precio del Plan Ultra se determina en función del número de transacciones contables registradas en un mes.

• La cuota mensual se calcula en base al volumen de transacciones utilizando la calculadora de precios publicada en la página de precios de Companio.
• La cuota mínima mensual del Plan Ultra no podrá ser inferior al importe correspondiente a mil (1.000) transacciones.

Plan Freelancer

Este plan no incluye servicios de contabilidad ni de gestión contable de ningún tipo. La función de Companio bajo este plan se limita a proporcionar la infraestructura de la plataforma, herramientas automatizadas para la conciliación bancaria y la conciliación de facturas, así como la generación de declaraciones fiscales una vez que el Cliente haya completado todas las tareas contables necesarias.

El Cliente asume plena y exclusiva responsabilidad sobre la exactitud, integridad y presentación en plazo de sus registros contables.

Incluye:

• Domicilio social y persona de contacto en Estonia.
• Acceso completo a la plataforma de contabilidad de Companio.
• Herramientas automatizadas para la importación y conciliación de transacciones bancarias.
• Herramientas para la subida, procesamiento y conciliación de facturas.
• Generación automatizada de declaraciones TSD, IVA y otras declaraciones obligatorias, siempre que se cumplan todas las condiciones necesarias para su generación.
• Instrucciones para subir y presentar las declaraciones generadas ante las autoridades estonias correspondientes.
• Acceso a la herramienta de facturación de Companio para la emisión de facturas de venta.

Condiciones para la generación de declaraciones

Companio generará las declaraciones obligatorias (TSD, IVA y otras que correspondan) para un período contable determinado únicamente cuando se cumplan todas las condiciones siguientes:

• Todas las cuentas bancarias de la empresa están conectadas y todas las transacciones del período se han importado correctamente.
• Todas las transacciones del período están conciliadas con la factura o documento correspondiente, o han sido clasificadas expresamente por el Cliente.
• Todas las facturas subidas están conciliadas con una transacción o han sido rechazadas expresamente por el Cliente.
• No queda ningún elemento pendiente de resolver durante el período.

Si alguna de estas condiciones no se cumple, la generación de las declaraciones quedará bloqueada hasta que el Cliente resuelva todos los elementos pendientes. Companio no intervendrá para resolver elementos pendientes, solicitar documentación que falte ni realizar ninguna acción destinada a desbloquear la generación de las declaraciones. Estas acciones son responsabilidad exclusiva del Cliente.

Responsabilidades del Cliente y limitación de responsabilidad

Al contratar el Plan Freelancer, el Cliente reconoce y acepta expresamente lo siguiente:

• Responsabilidad contable. El Cliente es el único responsable de llevar su propia contabilidad y de garantizar que todos sus registros financieros sean exactos, completos y cumplan con la legislación contable estonia y la normativa fiscal aplicable. Companio no revisa, verifica ni valida los asientos, clasificaciones o decisiones contables del Cliente.
• Plazos para subir facturas. El Cliente deberá subir todas las facturas de compra y venta, así como la documentación justificativa correspondiente, antes del día 5 del mes siguiente a la transacción correspondiente. El incumplimiento de este plazo dará lugar a la aplicación automática de las reglas de cierre de períodos y subida tardía descritas en la Política de subida tardía de facturas y cierre de períodos contables de Companio, que forma parte del marco contractual aplicable a este plan.
• Conexión de las cuentas bancarias. El Cliente deberá mantener todas las cuentas bancarias de la empresa conectadas a la plataforma de Companio en todo momento. En caso de desconexión de una cuenta bancaria, el Cliente recibirá notificaciones mensuales automatizadas a través de la plataforma. Companio no asume responsabilidad alguna por lagunas en la contabilidad, transacciones que falten, consecuencias fiscales o sanciones derivadas de la desconexión de una cuenta bancaria. La generación de declaraciones permanecerá bloqueada para cualquier período en el que falten datos de transacciones hasta que el Cliente vuelva a conectar la cuenta y procese todas las transacciones importadas.
• Exactitud de las declaraciones. El Cliente es el único responsable de la exactitud y corrección de todas las declaraciones obligatorias generadas por la plataforma. Companio genera las declaraciones basándose exclusivamente en los datos y clasificaciones proporcionados o confirmados por el Cliente. Companio no asume responsabilidad alguna por errores, omisiones, sanciones, multas o cualquier otra consecuencia derivada de información financiera incorrecta, incompleta o presentada fuera de plazo; transacciones clasificadas incorrectamente; facturas emitidas de forma incorrecta; documentación que falte; cuentas bancarias desconectadas; o cualquier otra circunstancia atribuible al Cliente.
• Presentación de declaraciones. El Cliente es el único responsable de subir y presentar todas las declaraciones generadas ante las autoridades estonias correspondientes (EMTA y otras que resulten aplicables) dentro de los plazos legales establecidos. Companio proporciona los archivos de las declaraciones generadas y las instrucciones para su presentación, pero, bajo este plan, no presenta las declaraciones ante las autoridades en nombre del Cliente.
• Ausencia de supervisión contable. Companio no supervisa la contabilidad del Cliente, no señala errores o incoherencias, no asesora sobre el tratamiento fiscal de transacciones individuales ni alerta al Cliente sobre posibles problemas de cumplimiento normativo, salvo mediante las notificaciones automatizadas del sistema descritas en este plan. El Cliente deberá asegurarse de forma independiente del cumplimiento continuado de todas las leyes y normativas aplicables.

Limitaciones:

• Este plan no incluye servicios de contabilidad ni de gestión contable, que no se prestarán bajo ninguna circunstancia.
• El equipo de contabilidad de Companio no revisará, corregirá ni intervendrá en los registros contables del Cliente.
• Companio no volverá a procesar, rehacer ni corregir ninguna declaración o período contable en nombre del Cliente.
• Companio no aceptará, procesará ni clasificará facturas o transacciones en nombre del Cliente.
• Este plan no incluye la preparación ni presentación del Informe Anual, que deberá contratarse por separado y requerirá que los registros contables de todo el ejercicio estén completos.

Política de desconexión de cuentas bancarias

El Plan Freelancer no incluye un mecanismo de suspensión de la contabilidad, ya que Companio no presta servicios de contabilidad bajo este plan. En caso de desconexión de una cuenta bancaria, se aplicará automáticamente el siguiente calendario de notificaciones:

• Día 0: notificación inmediata indicando que la cuenta bancaria está desconectada y que la generación de declaraciones está bloqueada para los períodos afectados.
• Mensualmente a partir de entonces: se enviará un recordatorio automático cada mes mientras persista la desconexión, indicando el número de días que la cuenta lleva desconectada y los períodos afectados.

La plataforma permanecerá completamente accesible para el Cliente durante todo el período de desconexión. Cuando el Cliente vuelva a conectar la cuenta bancaria, todas las transacciones importadas se procesarán automáticamente: las transacciones correspondientes a períodos abiertos seguirán el proceso habitual de conciliación y período de gracia; las transacciones correspondientes a períodos cerrados se clasificarán automáticamente como gastos no empresariales y se incluirán en la siguiente declaración TSD disponible, de conformidad con la Política de subida tardía de facturas y cierre de períodos contables.

Companio no asume responsabilidad alguna por consecuencias fiscales, de cumplimiento normativo o financieras derivadas de la desconexión de una cuenta bancaria bajo el Plan Freelancer.

Exención de responsabilidad

Companio excluye expresamente cualquier responsabilidad por consecuencias fiscales, contables, legales, regulatorias o financieras derivadas de:

• El incumplimiento por parte del Cliente de los plazos establecidos para subir facturas o documentos.
• El incumplimiento por parte del Cliente de su obligación de mantener sus cuentas bancarias activas y conectadas.
• Información financiera incorrecta o incompleta proporcionada por el Cliente.
• Transacciones clasificadas incorrectamente o facturas emitidas de forma incorrecta.
• La falta de presentación de las declaraciones generadas ante las autoridades dentro de los plazos legales establecidos.
• Cualquier error u omisión en los registros contables del Cliente, independientemente de su causa.

Informe Anual

Companio ofrece el servicio de preparación y presentación del Informe Anual para empresas registradas en Estonia, conforme a lo establecido en el Código de Comercio de Estonia y demás normativas aplicables.

Este Servicio no está incluido en los planes mensuales y debe abonarse por separado. El Servicio incluye:

• Revisión de la información financiera proporcionada por el Cliente
• Preparación del Informe Anual basado en dicha información
• Presentación del Informe Anual ante el Registro Mercantil de Estonia

El Servicio no incluye auditorías externas, asesoramiento fiscal, ni asistencia frente a requerimientos de autoridades tras la presentación del informe.

Tarifas y condiciones de pago

• Tarifa reducida: 250€ + IVA — si el pago se realiza antes del 31 de marzo del año de presentación.
• Tarifa estándar: 500€ + IVA — si el pago se realiza entre el 1 de abril y el 30 de junio del año de presentación.
• Tarifa fuera de plazo: 1000€ + IVA — si el pago se realiza después del 30 de junio del año de presentación.

Para ser elegible para la tarifa reducida, el Cliente debe haber sido usuario activo de uno de los planes mensuales de Companio, durante todo el ejercicio financiero para el que se presta el servicio.

El pago debe realizarse en su totalidad antes de que el equipo inicie la preparación del informe. Todos los pagos son no reembolsables, incluso si el Cliente no proporciona la información necesaria o no responde a las solicitudes de Companio para completar el servicio.

Tarifas adicionales por documentos pendientes

En caso de informes presentados fuera de plazo (después del 30 de junio), se aplicará una tarifa adicional por cada documento que no haya sido subido en el mes correspondiente, si el número total de documentos pendientes supera los 100. Estas tarifas compensan el trabajo adicional que implica la reconciliación retroactiva de períodos contables.

Presentación en caso de información incompleta a 1 de junio

Si a fecha 1 de junio el Cliente no ha proporcionado, a través del panel de control (Plataforma), la información adicional solicitada por nuestro equipo contable respecto a ciertos documentos o transacciones, Companio se reserva el derecho de proceder con la preparación y presentación del Informe Anual utilizando únicamente la información disponible en ese momento.

Esta medida se toma con el fin de evitar que la empresa sea eliminada del Registro Mercantil de Estonia por no haber presentado el informe antes del 30 de junio. En estos casos, Companio no se hace responsable de posibles inconsistencias, omisiones o consecuencias derivadas de la falta de información completa por parte del Cliente.

Responsabilidades del Cliente y carácter no reembolsable

Si el Informe Anual no pudiera presentarse antes de la fecha límite legal debido a causas atribuibles al Cliente, incluyendo, entre otras, la presentación tardía de la documentación requerida, la falta de suministro de la información solicitada, o la falta de revisión, aprobación y firma de los documentos del Informe Anual dentro del plazo indicado por Companio, el importe correspondiente al servicio de Informe Anual se considerará íntegramente devengado y no será reembolsable.

Tarifas adicionales por documentos/transacciones

Companio se reserva el derecho de aplicar una tarifa adicional en caso de que, para la presentación del Informe Anual, el número de documentos pendientes supere los 100. Esta tarifa adicional será proporcional al número de documentos pendientes y se calculará según la tabla de precios vigente.

Esta tarifa adicional solo se aplicará a aquellos clientes que paguen el Informe Anual fuera de plazo (después del 30 de junio). Las tarifas correspondientes se aplicarán para compensar el trabajo adicional requerido para la reconciliación retroactiva de períodos contables.

Cargo adicional y cambio de plan por uso de cuentas bancarias o cripto no compatibles

Si el cliente conecta o utiliza una cuenta bancaria corporativa o una CryptoWallet que no esté incluida en la lista de bancos y plataformas cripto soportadas por Companio, se aplicará un recargo adicional. Este recargo se calcula en función del número de transacciones, según el rango correspondiente en la tabla de precios vigente. Estas transacciones se contabilizarán como documentos para el cálculo de la cuota mensual.

En los casos en que se requiera procesamiento manual debido al uso de plataformas no soportadas, y la carga de trabajo exceda el alcance estándar del servicio contable, se notificará al cliente y se le ofrecerá la opción de conectar una integración compatible. Si no se realiza ningún cambio, la empresa del cliente será automáticamente migrada al Plan Premium a partir del mes siguiente para cubrir el coste del trabajo adicional.

El cliente es responsable de proporcionar extractos de transacciones mensuales o anuales precisos de las plataformas no soportadas, cuando Companio lo solicite.

Viajes de negocios y dietas

Cuando se requiera la realización de un viaje de negocios por parte de miembros del consejo, freelancers o empleados contratados a través de Companio Work (EOR), se aplicarán ciertas limitaciones según el perfil de la persona que viaja:

• Los miembros del consejo pueden tener derecho a una dieta diaria, de acuerdo con la normativa fiscal de Estonia. Es obligatorio presentar una justificación válida del viaje y documentación de respaldo (por ejemplo, agenda de reuniones o inscripción a conferencias).
• Los freelancers solo pueden recibir el reembolso de los gastos de transporte y alojamiento, siempre que se haya acordado previamente y que el derecho a realizar viajes figure expresamente en su contrato de servicios. Cualquier otro gasto deberá ser aprobado de forma anticipada y facturado por separado.
• Los empleados EOR únicamente pueden tener cubiertos los gastos de transporte y alojamiento. No se permite ningún otro gasto ni reembolso adicional, y no pueden emitir facturas al cliente. La empresa puede enviar a estos empleados a viajes de negocios, siempre que los detalles del viaje se hayan acordado previamente.

Companio no gestiona ni interviene en los acuerdos individuales relacionados con viajes de negocios. Es responsabilidad del cliente asegurarse de que todos los detalles del viaje estén alineados con las obligaciones contractuales y los requisitos fiscales antes de registrarlo en la plataforma.

Plan Start

El Plan Start está pensado para autónomos que inician su actividad o manejan un volumen reducido de operaciones.

Incluye:

• Alta de autónomo gratuita (si se requiere).
• Declaraciones trimestrales del IVA.
• Presentación de todos los modelos fiscales aplicables (130, 303, 111, 115, 347, 349 y 390).
• Emisión de facturas a clientes de cualquier país y en cualquier moneda.
• Declaraciones de VAT y registro en el VIES.

El Plan Start está sujeto a las siguientes limitaciones:

• Una única actividad profesional registrada.
• Hasta mil (1.000) transacciones por mes natural. Si el Cliente supera este límite en un mes determinado, deberá actualizar su plan al Plan Team o estará sujeto a cargos adicionales calculados conforme a la lógica de precios publicada en la página de precios de Companio.
• Hasta tres (3) cuentas bancarias de la lista de bancos admitidos.
• Las cuentas bancarias de criptomonedas, exchanges de criptomonedas y plataformas de inversión no están permitidas bajo el Plan Start.

Plan Global

El Plan Global está pensado para autónomos con mayor carga administrativa o que desarrollan más de una línea de actividad.

Incluye:

• Todos los servicios incluidos en el Plan Start.
• Hasta dos actividades registradas.
• Consultoría fiscal gratuita y optimización fiscal (15 minutos al mes).
• Asistencia con la coordinación fiscal si el Cliente también tiene una empresa registrada en Estonia con Companio.
• Compatible con OSS, Amazon FBA, marketplaces, operaciones con criptomonedas, exchanges y plataformas de inversión aprobadas.

El Plan Global está sujeto a las siguientes limitaciones:

• Hasta mil (1.000) transacciones por mes natural. Si el Cliente supera este límite en un mes determinado, deberá actualizar su plan al Plan Team o estará sujeto a cargos adicionales calculados conforme a la lógica de precios publicada en la página de precios de Companio.
• Hasta cinco (5) cuentas bancarias de la lista de bancos admitidos. Las cuentas bancarias de criptomonedas, exchanges de criptomonedas y plataformas de inversión computarán dentro del límite total de cuentas bancarias del Plan Global.

Plan Team

El Plan Team está diseñado para autónomos con operaciones más complejas, estructuras colaborativas o gestión de talento internacional.

Incluye:

• Todos los servicios incluidos en el Plan Global.
• Hasta tres actividades profesionales registradas.
• Acceso multiusuario.
• Consultoría fiscal gratuita extendida (30 minutos al mes).
• Acceso a Companio Work para contratar y gestionar talento internacional.
• Más de cinco (5) cuentas bancarias de la lista de bancos admitidos.

El Plan Team está sujeto a las siguientes limitaciones:

• La cuota mensual se calcula en base al volumen de transacciones utilizando la calculadora de precios publicada en la página de precios de Companio.
• La cuota mensual mínima del Plan Team no podrá ser inferior al importe correspondiente a mil (1.000) transacciones.

Condiciones del cambio

• El cambio de plan debe solicitarse a través del soporte oficial de Companio.
• Se requiere un período mínimo de permanencia de tres (3) meses en el nuevo plan a partir de la fecha de cambio.
• El cambio se activa el primer día del mes siguiente a la confirmación por parte del equipo de Companio.
• Durante el proceso, el Cliente deberá aceptar las limitaciones, precios y condiciones del nuevo plan, conforme a los Términos vigentes.

Cambios específicos

• Cambio a Plan Virtual (solo Estonia): implica la cancelación de servicios contables, fiscales y de cumplimiento. Al cambiar al Plan Virtual, el número de IVA de la empresa será dado de baja automáticamente. A partir de ese momento, Companio no será responsable de la presentación de declaraciones de IVA ni de ninguna otra obligación fiscal.
• Cambio a Plan Pro, Premium o Ultra: puede requerir revisión del modelo de negocio y entrega de documentación adicional. Pueden aplicar tarifas según volumen.

Plan Virtual (solo Estonia)

El Plan Virtual es la opción más básica de los servicios ofrecidos por Companio, y está diseñado exclusivamente para clientes que requieren una dirección legal y una persona de contacto en Estonia, conforme a los requisitos del Registro Mercantil estonio. Este plan no incluye servicios de contabilidad ni presentación de impuestos.

Incluye:

• Dirección legal en Estonia: válida para registrar la empresa en el Centro de Registro y Notariado de Estonia.
• Persona de contacto local: requisito obligatorio para empresas con administradores no residentes.
• Gestión digital: acceso completo al panel de control para gestionar datos de la empresa, documentos y notificaciones.

El Plan Virtual está sujeto a las siguientes limitaciones:

1. No incluye servicios de contabilidad, conciliación bancaria, gestión de facturas ni declaraciones de impuestos.
2. No cubre la preparación ni presentación del Informe Anual.
3. Este plan está sujeto a las políticas de uso aceptable y puede ser suspendido si se detecta actividad comercial activa sin contratación de un plan contable compatible.
4. Puede complementarse con el servicio de Informe Anual, únicamente si la empresa permaneció completamente inactiva durante el año fiscal o si presentó declaraciones de IVA con otro proveedor.

El precio del Plan Virtual es de 39€/mes + IVA.

Transferencia al Plan Virtual por falta de información o acceso

Companio se reserva el derecho de transferir al Cliente al Plan Virtual cuando, debido a la falta de información financiera, facturas, transacciones o balances bancarios, cuentas bancarias desconectadas, permisos faltantes o ausencia de documentación requerida, Companio no pueda continuar prestando correctamente los servicios contables, fiscales o de cumplimiento normativo.

Esto incluye, entre otros, los siguientes supuestos:

• Durante el proceso de alta y activación, si no se concede el Poder Notarial (PoA) necesario para prestar los servicios contables.
• Durante el proceso de alta y activación, si la cuenta bancaria de la empresa no se conecta en un plazo de tres (3) meses.
• Durante la prestación del servicio contable, si la cuenta bancaria de la empresa permanece desconectada durante más de un (1) mes.
• Durante la prestación del servicio contable, si el Cliente no sube las facturas, documentos financieros u otra información financiera requerida durante más de un (1) mes.

En estos casos, Companio podrá suspender los servicios contables y de cumplimiento normativo hasta que se restablezca la información, permisos o accesos necesarios.

Requisitos de conexión de cuentas bancarias

• El Cliente reconoce y acepta que mantener un acceso continuo a los datos financieros es esencial para la prestación de los servicios contables por parte de Companio.
• El Cliente reconoce y acepta que la conexión bancaria proporcionada mediante integraciones de Open Banking otorga a Companio únicamente acceso de lectura (“read-only”) con fines exclusivos de contabilidad, conciliación bancaria, cumplimiento normativo y obligaciones fiscales.
• Companio no tiene permisos para iniciar transferencias, ejecutar pagos, retirar fondos, aprobar transacciones bancarias ni operar de ningún otro modo las cuentas bancarias del Cliente.
• El acceso concedido se limita exclusivamente a la visualización de saldos, datos bancarios e historial de transacciones, según la autorización otorgada por el Cliente a través del correspondiente proveedor de Open Banking.

En el caso de que:

• La cuenta o cuentas bancarias corporativas del Cliente permanezcan desconectadas durante un periodo superior a dos (2) meses consecutivos, o
• El Cliente no proporcione los extractos bancarios o la información financiera requerida durante el mismo periodo,

Companio se reserva el derecho de adoptar las siguientes medidas, incluso si los pagos del Cliente por los servicios están al día:

• Transferir al Cliente de su plan actual (Pro, Premium o Ultra) al Plan Virtual.
• Suspender la prestación de los servicios de contabilidad y cumplimiento fiscal.
• Emitir un estado final que refleje la situación financiera del Cliente en el momento de la suspensión.
• Archivar los registros de la empresa del Cliente en los sistemas de Companio.
• Cuando corresponda, dar de baja el número de VAT del Cliente para evitar obligaciones fiscales o sanciones continuadas.

El Cliente reconoce que, mientras se encuentre bajo el Plan Virtual:

• Companio no llevará a cabo ningún servicio de contabilidad, presentación de impuestos o cumplimiento normativo.
• El Cliente seguirá siendo responsable de cualquier obligación legal o regulatoria fuera del alcance del Plan Virtual.

Reactivación de los servicios

En caso de que el Cliente solicite reanudar los servicios contables tras haber sido transferido al Plan Virtual, se aplicarán las siguientes condiciones:

• Companio volverá a registrar el número de VAT del Cliente, cuando corresponda, sin coste adicional.
• Companio restaurará los datos archivados de la empresa del Cliente, sujeto a una tarifa de recuperación de datos.
• Companio revisará el periodo durante el cual el Cliente haya estado en el Plan Virtual. Si se identifica actividad empresarial durante dicho periodo, se cobrará al Cliente la diferencia de precio entre el Plan Virtual y el plan Pro o Premium correspondiente por cada mes en el que haya existido actividad, además de cualquier tarifa adicional derivada del trabajo necesario para actualizar la contabilidad o la situación financiera del Cliente.

Penalización por incumplimiento

Si el Cliente cancela el nuevo plan antes de cumplir el período de permanencia mínima, deberá abonar el equivalente a tres mensualidades completas del plan vigente.

Alcance del Servicio

companion® incluye las siguientes funciones:

• Gestión de pagos y cobros: control de cuentas por pagar y por cobrar, emisión y seguimiento de facturas.
• Conciliación bancaria: revisión y conciliación de movimientos bancarios con la contabilidad.
• Revisión financiera: análisis de informes financieros y asistencia en la interpretación de datos contables.
• Consultas fiscales y administrativas: orientación estratégica y resolución de dudas relacionadas con la operativa financiera.
• Informes y seguimiento por proyecto: elaboración de reportes personalizados y apoyo en el control de gastos e ingresos por iniciativa o cliente.

Además, los “companions” estarán disponibles hasta 5 horas por semana para reuniones por videoconferencia o teléfono por cliente. La activación del servicio se realiza un mes después de la solicitud, con el fin de preparar y asignar correctamente el recurso.

Ten en cuenta que companion® es un servicio adicional y requiere tener un plan mensual activo de Companio.

Límites del Servicio

companion® no incluye:

• Servicios de asesoría legal o fiscal certificada.
• Preparación o presentación directa de declaraciones tributarias.
• Asistencia personal o gestión de tareas no relacionadas con el negocio.
• Actividades de marketing, ventas o soporte técnico.
• Participación directa en operaciones comerciales o toma de decisiones empresariales.
• Asesoría de inversión o planificación financiera.

Los “companions” no son empleados del Cliente. No podrán trabajar más allá del límite horario indicado, ni asumir funciones fuera del alcance previamente definido.

Operativa del Servicio

• La comunicación debe realizarse exclusivamente a través de los canales habilitados por Companio.
• El Cliente deberá designar una persona de contacto para la coordinación de tareas.
• Los “companions” trabajan bajo la supervisión de un mánager designado por Companio.
• En caso de disconformidad, el Cliente podrá solicitar un reemplazo, con un máximo de tres sustituciones por año, que será gestionado en un plazo de hasta 30 días naturales.
• Los “companions” utilizarán credenciales y entornos de acceso seguros provistos por Companio.

Confidencialidad y seguridad

Cada “companion” firma un acuerdo de confidencialidad específico para proteger la información sensible del Cliente. Companio se compromete a aplicar medidas técnicas y organizativas para garantizar la integridad, seguridad y confidencialidad de los datos.

Terminación

El servicio companion® puede cancelarse por cualquiera de las partes mediante notificación con 30 días de antelación. En caso de incumplimiento grave por parte del Cliente, Companio podrá finalizar el servicio de manera inmediata.

Descripción del Servicio

El Servicio incluye:

• Integración automática con Amazon Seller Central.
• Importación y categorización de ingresos, gastos, comisiones y devoluciones.
• Reconciliación con informes bancarios y contables.
• Cálculo del IVA y otros impuestos indirectos relacionados con las ventas en Amazon.
• Generación de informes contables y financieros adaptados a los requisitos de la jurisdicción correspondiente.

Este servicio es compatible con los planes contables de Companio en Estonia y se gestiona a través de la misma plataforma.

Condiciones del Servicio

• Amazon FBA Accounting está disponible únicamente para Clientes con suscripción activa a un plan contable compatible en Estonia: el Plan Premium.
• El Servicio se limita a la contabilidad de actividades realizadas dentro del entorno FBA (no incluye otros canales de venta o plataformas).
• Companio no se responsabiliza de discrepancias, suspensiones de cuenta o errores generados desde el sistema de Amazon.

Exclusiones

Amazon FBA Accounting no incluye:

• Preparación de informes legales exigidos por Amazon (por ejemplo, documentación KYC, certificados fiscales extranjeros).
• Gestión de inventarios o logística.
• Revisión legal de contratos con Amazon o terceros.
• Gestión de disputas o reclamaciones con Amazon.

Descripción del Servicio

Companio Work incluye:

• Contratación legal de empleados en más de 80 países, a través de entidades locales asociadas.
• Formalización del contrato laboral conforme a la legislación del país del empleado.
• Gestión de nómina, beneficios y obligaciones fiscales locales.
• Coordinación entre el Cliente, el trabajador y la entidad empleadora.
• Acceso a la plataforma de Companio para el seguimiento del estado laboral y administrativo.

El Cliente mantiene la supervisión operativa del trabajador y define sus tareas, horarios y objetivos, mientras que la relación laboral formal la mantiene la entidad local contratante.

Condiciones del Servicio

• El servicio está disponible únicamente para Clientes con un plan de contabilidad activo en Companio.
• Las tarifas y condiciones aplicables al servicio serán informadas caso a caso, en función del país de residencia del trabajador, a partir de 390€ por empleado/mes.
• El Cliente es responsable de proporcionar la descripción del puesto, requisitos, condiciones y aprobación del presupuesto.
• Companio no es responsable de la productividad, rendimiento o resultados del empleado contratado.

Exclusiones

Companio Work no incluye:

• Reclutamiento o selección directa de candidatos.
• Evaluaciones de desempeño o seguimiento de KPIs.
• Formación o soporte técnico del trabajador.
• Resolución de conflictos laborales entre el Cliente y el empleado.