IVA e impuestos en Estonia: ¿cómo funcionan?

Si estás planteándote abrir una empresa en Estonia es normal que te preguntes cómo funciona el sistema de impuestos en Estonia.

Te adelantamos que Estonia cuenta con el sistema de impuestos más competitivo de Europa, además de ser sencillo y transparente.

Por lo tanto, no tendrás que pagar cuotas mensuales como la cuota de autónomo en España.

Eso sí, ten claro que aunque su sistema de impuestos tenga muchas ventajas, Estonia no es un paraíso fiscal. Así que si lo que buscas es evadir impuestos, Estonia no es el lugar correcto.

Aclarado esto, vamos a ver primero uno de los conceptos que más quebraderos de cabeza genera: el VAT o el IVA estonio.

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El IVA o VAT

Tu empresa necesita un número de VAT intracomunitario si se cumple alguna de estas condiciones:

• Si alguno de tus clientes europeos lo necesita para su facturación. Esto suele ser bastante frecuente en medianas o grandes empresas europeas .
• Si tu empresa ofrece servicios como desarrollo web, diseño, consultoría, marketing, etc, a clientes europeos, e ingresa más de 40.000 euros al año.
• Si ofreces servicios o productos digitales (software o contenido digital) a clientes europeos B2C (consumidores finales) desde la primera venta.
• Si ofreces servicios o productos digitales (software o contenido digital) a clientes europeos B2B (empresa a empresa) desde la primera venta, e ingresas más de 40.000 euros al año.

Ventajas de obtener el VAT

Aunque en estos casos es obligatorio, en Companio recomendamos en cualquier caso que te registres y obtengas el número de VAT, aunque no sea necesario en tu caso.

¿Por qué? Porque al hacerlo vas a conseguir muchas más ventajas y ninguna desventaja:

🤩 Te permite operar más fácilmente en la Unión Europea.

🤩 Además, el número VAT añade presencia y confiabilidad a tu empresa frente a tus clientes y proveedores.

🤩 Es también muy útil para evitar tener que estar siempre pendiente de los diferentes VAT de los distintos países Europeos.

El IVA o VAT en tus facturas

Ahora quizás te preguntes si tienes que añadir el IVA a tus facturas y cuánto es.

En primer lugar, y esto es importante, si tu empresa NO está sujeta al IVA, es decir, no tiene un número de VAT que comience con EE, NUNCA añadirás el IVA o VAT a tus facturas.

¿Y si mi empresa está sujeta a IVA? Vamos a verlo.

Las reglas son bastante sencilla, y se basan en el tipo de servicio que ofrece tu empresa:

A) Tus servicios requieren tu intervención directa

Por ejemplo, ofreces servicios de desarrollo de software, consultoría, marketing, etc, se aplicará un IVA diferente dependiendo de si tu cliente es B2B (una empresa) o B2C (una persona individual), si tiene número de VAT o si se encuentra en Europa:

➡️ Si tu cliente es B2B, de Europa, y con número VAT no añades IVA a la factura (0%).

En lugar de eso, añades una cláusula a tu factura como esta: «The purchase is liable to Intra-Community supply 0%, Reverse charge».

Aquí tienes un enlace donde puedes comprobar si un VAT de uno de tus clientes es válido o no.

➡️ Si tu cliente es B2C o B2B sin número de VAT, añades el IVA de Estonia (20%) a la factura.
➡️Si tu cliente está fuera de Europa (Ej. Estados Unidos), no añades IVA (0%).

B) Tus servicios NO requieren tu intervención directa

Por el contrario, si tus servicios no requieren tu intervención, es decir, están automatizados (como una aplicación web que has desarrollado, o la descarga de un eBook que escribiste hace tiempo), necesitas obtener un número de IVA Estonio y que te registremos en el esquema OSS a partir de que tus ventas superen los 10,000€ anuales, pero te recomendamos hacerlo antes de que realices la primera venta por tus servicios o productos.

Entonces, se aplican estas reglas:

➡️ Si tu cliente es B2B (una empresa) europea con número de VAT válido, no añades IVA (0%) y pones la misma cláusula.

➡️ Si tu cliente es B2B o B2C, es de Europa y no tiene número VAT, añades el IVA de su país de origen a la factura. Para un cliente español, por ejemplo, eso sería un 21%.

➡️ Si tu cliente está fuera de Europa, no añades IVA (0%).

⚠️ Como excepción importante, recuerda que tu empresa es de Estonia, con lo cual, tendrás que añadir el IVA estonio (20%) para cualquier factura que hagas a otra empresa estonia (ya que queda dentro del sistema fiscal estonio).

¿Hay que pagar cuota de autónomo?

No hay ninguna cuota de autónomo en Estonia. No necesitarás darte de alta en ningún RETA ni nada similar. Lo único que necesitas es registrarte como e-resident.

Mientras tu empresa no reparta salarios ni dividendos, no tendrás que pagar ni un euro en impuestos.

¿En serio?

¡Sí! Vamos a ver cómo funciona.

Impuestos en Estonia

Ahora que lo referente al VAT y a las cuotas de autónomo está claro, vamos a ver cómo funcionan los impuestos en Estonia.

Las buenas noticias son que no pagarás nada de impuestos por el dinero que ingresa tu empresa. Esto significa que todo el dinero que reinviertes en la empresa, o los gastos justificados del negocio, están libres de impuestos.

Por lo tanto, mientras tu empresa se limite a generar ingresos, conseguir clientes y facturarles, no tendrás que pagar impuestos.

En comparació con el sistema español, este te obliga a pagar impuestos (más la cuota de autónomo) desde el primer minuto. Está claro que el sistema estonio está pensado para ayudar a empresas que empiezan y fomentar el emprendimiento y la inversión en tu propio negocio.

Pero es normal que te preguntes… ¿Cuándo hay que pagar impuestos?

Pagarás impuestos cuando extraigas dinero de tu empresa y lo ingreses en tus cuentas personales.

Es importante aquí tener claro la diferencia entre tú y tu empresa. Incluso aunque seas el único miembro de tu empresa, no eres como un autónomo: tu y tu empresa sois entidades independientes.

Hay dos maneras principales de pagarte dinero de tu empresa: sueldo y dividendos.

Vamos a verlos.

Dividendos anuales

Puedes distribuir dividendos anualmente (si hay ganancias) una vez que envíes el informe anual. Ese informe anual comienza a prepararse en enero del año siguiente y puede presentarse desde enero hasta el 30 de junio de ese año.

Es muy importante que tengas en cuenta estos puntos:

⚠️ Los dividendos están sujetos en Estonia a un impuesto del 20% en bruto. Y es que en Estonia, a diferencia de la mayoría de países de la UE, que calculan los impuestos en porcentaje neto, se calcula el porcentaje de impuestos en bruto.

Por ejemplo, si reparto 8.000€ netos en dividendos, pagaría el 20% de impuestos , es decir, 2.000€ brutos en impuestos (2.000 impuestos / 10.000 brutos = 20%). Por lo tanto, el bruto total serían 10.000€. 25% El porcentaje neto de impuestos sería del 25% (2.000 / 8.000 = 25%).

⚠️ Sin embargo, cuando los dividendos se pagan con regularidad, el impuesto será 14/86 (+7% de impuesto sobre la renta personal). La oficina de impuestos de Estonia calcula automáticamente esta cantidad.

⚠️ Cuando una empresa estonia distribuye dividendos, la empresa paga algunos impuestos en Estonia, pero dependiendo de dónde sea residente la persona que recibe estos dividendos, deberá pagar impuestos en su país.

⚠️Puede darse el caso de que exista un tratado de doble imposición entre dos países (Estonia y el país X), que regula los impuestos pagados para que las personas no paguen impuestos dos veces.

Eso significa que una persona no puede pagar impuestos dos veces por los mismos ingresos. Sin embargo, lo importante aquí es quién es la persona que paga los impuestos (es decir, el sujeto imponible).

La Unión Europea ha adoptado una serie de cambios recientemente y la oficina de impuestos de Estonia ha declarado que la persona que paga los impuestos de la empresa es la empresa, no la persona que recibe los impuestos.

Eso significa que quien paga impuestos en Estonia es la empresa, no la persona, lo que significa que los tratados de doble imposición no pueden aplicarse, ya que la persona que recibe los dividendos en su país es una persona, no la empresa que ha sido gravada en Estonia (incluso si la empresa es solo esta persona).

Este es un cambio reciente y se aplica de manera diferente en diferentes países de la UE.

CONCLUSIÓN: Tienes que ponerte en contacto con un asesor fiscal local para saber en qué porcentaje debes pagar estos impuestos en el país que corresponda.

Salarios

Si vas a contratar personas para tu equipo, debes entender la diferencia entre dos figuras a la hora de contratar y pagar impuestos: empleados y contratistas.

También hay una tercera figura, que es más bien una excepción: las personas con independencia geográfica o nómadas digitales.

Vamos a verlo.

A) Empleados

Los salarios como tal se pagan a los empleados de la empresa.

Al ser tu empresa estonia, generalmente solo puede pagar salarios a empleados que vivan en Estonia, ya que la empresa tiene la obligación de pagar impuestos sociales y otros beneficios (desempleo, pensión, etc.) para sus empleados.

Así que es normal que en en este punto te preguntes: entonces, ¿cómo pago a personas de fuera de Estonia?

Pues sigue leyendo. 😉

B) Contratistas

Si tu empresa quiere contratar a personas de otros países, la mejor opción es hacerlo como contratistas. Para ello, estas personas deben estar registradas en sus países de residencia como freelancers.

Las buenas noticias son que tu empresa no paga ningún impuesto por estos contratistas. Gracias al innovador sistema fiscal de Estonia, cualquier beneficio no distribuido que se reinvierta en la empresa está libre de impuestos, y eso incluye el trabajo del contratista.

C) Personas con independencia geográfica

Como excepción, si tú o alguno de sus empleados sois personas físicas con independencia geográfica, sin residencia fiscal (por ejemplo, un nómada digital sin residencia fiscal), y esta persona lo prueba, tu empresa puede pagarle una tarifa de contratista, por lo que será responsabilidad de esta persona asegurarse de que su situación sea legal y no esté sujeta a las leyes de otro país.

En ese caso, recomendamos firmar un contrato o acuerdo de contratista con esta persona para dejarlo claro y por escrito.

👀 Vamos a verlo con un ejemplo:

Imagina que Ana es la CEO de una agencia de diseño web llamada «Ana Web Designs OÜ», que gana unos 15.000 euros al mes en diferentes proyectos recurrentes.

Ana trabaja con Indrek, un desarrollador de Estonia, y Enrique, un diseñador de Argentina.

Ana es una emprendedora con independencia geográfica y sin residencia fiscal, que vive entre en Tailandia, Malasia, Indonesia y Vietnam, sin pasar nunca más de 183 días en ninguno de estos países.

En esta etapa, Ana se paga a sí misma 2000 euros netos, 1500 euros netos a Indrek y 1500 euros netos a Enrique.

Ana, como emprendedora con independencia geográfica, no tiene residencia fiscal, lo cual significa que:

• No tiene que pagar impuestos por su salario en ninguna parte del mundo y no tiene obligaciones en términos de impuestos sociales, seguridad social o beneficios sociales.
• Ella paga un plan de seguro de salud privado por separado.
• Su salario no necesita pagar impuestos en Estonia ni en ningún otro lugar.

Indrek vive en Estonia y, como tal, la empresa lo contrata como empleado allí, lo cual implica que:

• Ana Diseños Web OÜ pague impuestos por su salario, prestaciones sociales, desempleo y pensión.
• El salario bruto de Indrek es de 1918,93€, y el coste total para la empresa (incluidas todas las prestaciones sociales) es de 2567,53€.

Enrique vive en Argentina y está registrado allí como freelance. Esto significa que:

• Ana Web Designs OÜ no necesita pagar ningún impuesto adicional por Enrique, este es trabajo del contratista.
• Este gasto, como gasto empresarial deducible reinvertido en la empresa, está libre de impuestos.
• Enrique, sin embargo, puede necesitar pagar impuestos en Argentina dependiendo de sus ingresos globales.

El coste total del personal de Ana (incluida ella misma) es de 6.067,53€.

Como puedes ver, es mucho más beneficioso contratar trabajadores para tu empresa como contratistas, en términos de impuestos a pagar en Estonia o en otro lugar.

Más información para contratar empleados fuera de Estonia

Si contratas empleados en otros países fuera de Estonia, incluido los propios miembros del consejo de administración, tienes dos ociones:

• Que esos empleados se conviertan en freelancers. En este caso, no les pagas salarios, sino que facturan a tu empresa.
• Que la empresa se registre y contribuya a los impuestos sociales en el país del empleado.

Gestión inteligente de gastos y cómo reducir los impuestos en Estonia

El concepto de no pagar por el dinero que queda o se reinvierte en tu empresa es muy interesante, y es uno de los principales atractivos del sistema empresarial estonio. Vamos a ver cómo puedes beneficiarte de sus ventajas.

Gastos de empresa libres de impuestos en Estonia

Los gastos justificados de tu empresa están libres de impuestos.

Un gasto justificable es aquel gasto relacionado con tu actividad que no constituya un vínculo permanente con otro país (como España), evitando así que este país pueda considerar que tu empresa sea residente fiscal allí.

A) Gastos justificados

Para entender mejor esto veamos algunos ejemplos de gastos justificados:

✅ Los gastos de tus servidores y web: hosting, dominios, y cualquier otro servicio web que necesite tu negocio.

✅ Herramientas administrativas y software online o offline de gestión, contabilidad, etcétera.

✅Herramientas web, subscripciones y software que necesitas para desarrollar tu actividad.

✅ Material de oficina fungible, como papelería o materiales que hay que renovar.

✅ Viajes o transporte público por motivos de trabajo, incluyendo vuelos, alquiler de coches, servicios como Uber o Taxify, y alojamiento, como AirBnB. Esto incluye viajes a Estonia (para abrir tu cuenta bancaria).

✅ Gastos de sistemas de pagos, como pasarelas de pago para tu tienda online o servicios similares.

✅ Comidas de trabajo, pero solo la comida de tu(s) cliente(s), no la tuya.

B) Gastos NO justificados

Aquí se incluyen:

❌ Gasolina para viajes dentro de un mismo país. Viajar entre países para visitar clientes está justificado, pero para evitar que uses tu coche para uso personal, la gasolina dentro de tu mismo país está excluida. El transporte público es siempre justificable, sin embargo.

❌ Vacaciones y viajes de placer, obviamente. Hay que ser cuidadoso si decides «visitar un cliente» del 24 al 31 de diciembre, por ejemplo. 😉

❌ Oficina permanente. Para evitar que España (o cualquier otro país) considere a tu empresa residente fiscal allí, no se permite tener una oficina o instalaciones más de 6 meses al año.

El Daily Allowance

El Daily Allowance es una cantidad que se te permite sacar de la cuenta de tu empresa que queda libre de impuestos. Funciona como unas dietas, si existe un viaje justificado.

Por ejemplo, si Ana viaja a un congreso de diseñadores en San Francisco, USA, durante una semana, podría beneficiarse del Daily Allowance.

Los requisitos son los siguientes:

• Hay que declarar el viaje con las fechas de antemano y justificarlo (billetes de avión, AirBnB, y la entrada al congreso).

• Solo funciona para viajes con una duración concreta y un objetivo determinado. No puedes viajar a Tailandia, quedarte allí un año, y asignarte daily allowances cada mes. Esto sería un fraude de ley.

La cuantía del Daily Allowance cubre hasta 50€ los primeros 15 días del mes más 32€ los restantes, libres de impuestos, caso de que el viaje durara tanto.

En nuestro ejemplo, si Ana aporta los documentos que lo justifican, podría sacar 50*7 = 350€ de la cuenta de su empresa, sin tener que pagar impuestos por ello.

Gastos de tu bolsillo

El sistema empresarial estonio es muy flexible y ofrece muchas posibilidades.

Por ejemplo, imagínate que te olvidas de la tarjeta de crédito asociada a tu empresa en un viaje justificado, y necesitas pagar un gasto extra con ella.

¿Qué puedes hacer?

No hay problema, puedes pagar con tu tarjeta de crédito personal y después declaras la factura como gasto. En ese momento, ese gasto se declararía como «gastos de tu bolsillo» (Out of pocket expenses), se te reingresaría ese dinero de vuelta a tu cuenta bancaria personal sin pagar impuestos por ello.

Interesante, ¿verdad?

Creo que ya hemos demostrado en este artículo que el sistema tributario de Estonia no debe preocuparte, ya que además de ser justo, su funcionamiento es sencillo y transparente.

Si quieres preocuparte todavía menos por los impuestos, en Companio te ayudamos a presentar las declaraciones, haciendo que ahorres mucho tiempo y te puedas enfocar en lo más importante: tu negocio.

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