Política de subida tardía de facturas y cierre de períodos contables

En Companio, mantener tu contabilidad correcta y al día depende de que la documentación necesaria esté disponible en el momento adecuado.

Esta Política de subida tardía de facturas y cierre de períodos contables explica cuándo deben subirse las facturas de compra y venta, cómo funcionan los períodos de gracia, cuándo se cierran los períodos contables y qué ocurre cuando quedan transacciones
sin conciliar una vez finalizado el plazo correspondiente.

Esta política se aplica a los planes de contabilidad activos de Companio en Estonia, incluidos los planes Pro, Premium, Ultra y Freelancer. No se aplica al plan Virtual, ya que este no incluye servicios de contabilidad.

Las reglas que se describen a continuación se aplican automáticamente a través de la plataforma de Companio y forman parte de las condiciones aplicables a los correspondientes planes de contabilidad.

Facturas de compra

¿Cuándo deben subirse las facturas de compra?

Todas las facturas de compra correspondientes a un mes determinado deben subirse a Companio antes del día 5 del mes siguiente.

Por ejemplo, si una transacción de compra se realiza en julio, la factura correspondiente debe subirse antes del 5 de agosto.

Subir las facturas a tiempo permite conciliar correctamente las transacciones y mantener tus registros contables completos y actualizados.

¿Qué ocurre si falta una factura después de la fecha límite?

Si después de la fecha límite inicial todavía existen transacciones de compra sin conciliar, Companio ofrece un período de gracia adicional.

El día 6 del mes siguiente, la plataforma identificará las transacciones de compra que todavía no estén asociadas a una factura y te enviará una notificación.

La notificación incluirá:

  • Las transacciones que continúan sin conciliar.
  • Las facturas o documentos justificativos que puedan seguir siendo necesarios.
  • Una estimación del impuesto que podría aplicarse si finalmente las transacciones deben clasificarse como gastos no empresariales.

El impuesto estimado se calcula de acuerdo con la legislación estonia aplicable y se proporciona únicamente a título informativo. El importe final puede variar dependiendo de las circunstancias de la empresa.

A partir de ese momento, tendrás hasta el día 5 del mes posterior para subir las facturas que falten y completar la conciliación necesaria.

¿Qué ocurre cuando finaliza el período de gracia?

Si una transacción de compra sigue sin estar conciliada cuando finaliza el período de gracia, el sistema la clasificará automáticamente como gasto no empresarial.

Esto ocurrirá el día 6 del mes posterior.

Una vez que la transacción haya sido clasificada y se haya cerrado el período contable correspondiente:

  • La clasificación no podrá revertirse.
  • El período contable no podrá volver a abrirse.
  • La transacción quedará reflejada en las declaraciones fiscales correspondientes de acuerdo con las normas contables aplicables.

Estas reglas se aplican automáticamente a nivel de sistema y no pueden ser modificadas manualmente ni por el Cliente ni por el equipo de contabilidad de Companio.

Plazo especial para diciembre

Diciembre sigue un calendario diferente debido al cierre del ejercicio contable.

Para las transacciones de compra de diciembre:

  • El 9 de enero es el último día para subir y conciliar las facturas de compra pendientes.
  • El 10 de enero, cualquier transacción de compra que continúe sin conciliar se clasificará automáticamente como gasto no empresarial.
  • A continuación, se cerrará el período contable correspondiente al final del ejercicio.

Una vez cerrado el período de final de ejercicio, no podrá volver a abrirse a través de Companio.

Facturas de venta

Las facturas de venta se comprueban automáticamente cuando se suben a Companio.

La aceptación de una factura dependerá de su fecha de emisión y de si el período contable correspondiente continúa abierto.

Reglas para la aceptación de facturas de venta

Se aplican las siguientes reglas:

Cuándo se sube la factura Fecha de emisión de la factura Resultado
Días 1–5 del mes actual Mes anterior o mes actual Aceptada
Día 6–fin del mes actual Mes actual Aceptada
Día 6–fin del mes actual Mes anterior o anterior Rechazada — Fuera de plazo
Cualquier día del mes actual Dos meses antes o anterior Rechazada — Fuera de plazo

Estas reglas evitan que se añadan facturas a períodos contables que ya se han cerrado.

¿Qué ocurre si una factura de venta está fuera de plazo?

Si la fecha de emisión de una factura de venta pertenece a un período contable ya cerrado, la plataforma rechazará la factura por estar fuera de plazo.

En ese caso, podrás:

  • Actualizar la fecha de emisión de la factura al mes actual para que pueda incluirse en el período contable vigente; o
  • Eliminar la factura rechazada y subir una nueva con una fecha de emisión válida.

Si modificas la fecha de la factura, tu cliente deberá recibir una versión actualizada que muestre la nueva fecha. Cuando esta opción esté disponible, Companio podrá enviar automáticamente la factura actualizada a tu cliente.

Hasta que la factura correspondiente se concilie correctamente, la transacción de venta pendiente se registrará como anticipo de cliente (Prepayment from customer).

Reglas de cierre de ejercicio para ventas sin conciliar

Al final del ejercicio se aplican reglas adicionales, ya que las transacciones pendientes de un ejercicio anterior no pueden permanecer sin resolver indefinidamente.

Si existen transacciones de venta sin conciliar al aproximarse el cierre del ejercicio, Companio enviará notificaciones de acuerdo con el siguiente calendario:

  • 6 de diciembre: primera notificación identificando las transacciones pendientes.
  • 14 de diciembre: segunda notificación recordando que se acerca la fecha límite de cierre del ejercicio.
  • 21 de diciembre: última notificación antes del cierre del ejercicio.
  • 6 de enero: si siguen existiendo transacciones del ejercicio anterior sin resolver, la cuenta será marcada y el servicio podrá ser suspendido.

Llegado este punto, la corrección de la contabilidad histórica puede requerir la intervención de un proveedor de servicios contables externo, ya que el ejercicio anterior no podrá reabrirse y corregirse a través de Companio.

Cuentas bancarias desconectadas

Mantener todas las cuentas bancarias de la empresa conectadas a Companio es esencial para disponer de registros contables completos y correctos.

Si una cuenta bancaria se desconecta, Companio te lo notificará y continuará enviando recordatorios periódicos mientras la desconexión siga sin resolverse.

Podrás seguir accediendo a tu dashboard, pero la falta de información sobre las transacciones puede impedir que la contabilidad y las declaraciones correspondientes se completen correctamente.

¿Qué ocurre cuando se vuelve a conectar una cuenta bancaria?

Una vez reconectada la cuenta bancaria, las transacciones históricas disponibles se importarán y procesarán automáticamente.

La forma en que se gestionen dependerá de si el período contable correspondiente continúa abierto.

Transacciones de compra de períodos abiertos

Se aplicarán las reglas habituales sobre plazos de facturas y período de gracia. Podrás subir las facturas correspondientes y completar la conciliación antes de que se cierre el período.

Transacciones de compra de períodos cerrados

Las transacciones pertenecientes a períodos que ya se hayan cerrado se clasificarán automáticamente como gastos no empresariales. El período contable cerrado no volverá a abrirse.

Cuando corresponda, estas transacciones se incluirán en la siguiente declaración TSD disponible.

Transacciones de venta de períodos abiertos

Se aplicarán las reglas habituales de aceptación de facturas de venta.

Transacciones de venta de períodos cerrados

Las facturas cuya fecha de emisión corresponda a un período cerrado serán rechazadas. La plataforma ofrecerá las opciones disponibles descritas en la sección 3 de esta Política.

Cuentas bancarias que permanecen desconectadas durante el cambio de ejercicio

Si una cuenta bancaria continúa desconectada una vez superada la fecha límite de cierre del ejercicio y posteriormente se importan transacciones pendientes del ejercicio anterior, es posible que dichas transacciones históricas ya no puedan procesarse a través de Companio.

En ese caso, puede ser necesario recurrir a un proveedor de servicios contables externo para corregir los registros contables históricos.

Cierre de períodos contables

El cierre de los períodos contables se aplica automáticamente a través de la plataforma de Companio para evitar modificaciones en períodos cuya contabilidad ya se ha completado.

Una vez cerrado un período contable:

  • Las transacciones clasificadas automáticamente como gastos no empresariales no podrán revertirse.
  • El período contable cerrado no podrá volver a abrirse.
  • Las facturas cuya fecha corresponda al período cerrado serán rechazadas al subirlas.
  • Las facturas de venta creadas a través de Companio no podrán emitirse con una fecha perteneciente a un período contable cerrado.
  • Cuando corresponda, la generación de declaraciones podrá quedar bloqueada mientras existan transacciones o facturas pendientes de resolver.

Ni el Cliente ni el equipo de Companio pueden modificar manualmente estas reglas aplicadas a nivel de sistema.

Fechas clave

Para una transacción realizada en el mes MM, el calendario habitual será el siguiente:

Fecha Qué ocurre
5 de MM+1 Fecha límite para subir las facturas de compra correspondientes al mes MM
6 de MM+1 Se envía una notificación sobre las transacciones de compra que continúan sin conciliar
5 de MM+2 Finaliza el período de gracia y es la última oportunidad para subir las facturas de compra pendientes
6 de MM+2 Las compras que continúen sin conciliar se clasifican automáticamente como gastos no empresariales y se cierra el período

 

Fechas de cierre del ejercicio

Fecha Qué ocurre
9 de enero Fecha límite para las facturas de compra pendientes de diciembre
10 de enero Las compras de diciembre que continúen sin conciliar se clasifican como gastos no empresariales y se cierra el período de final de ejercicio
6, 14 y 21 de diciembre Notificaciones sobre transacciones de venta pendientes de resolver antes del cierre del ejercicio
6 de enero La cuenta podrá ser marcada si siguen existiendo transacciones de venta del ejercicio anterior sin resolver

Tus responsabilidades

Para mantener tu contabilidad completa y evitar que las transacciones se clasifiquen automáticamente una vez cerrado un período, es tu responsabilidad:

  • Subir las facturas de compra dentro de los plazos correspondientes.
  • Revisar en tu dashboard si existen transacciones sin conciliar.
  • Asegurarte de que las facturas subidas estén correctamente asociadas a sus correspondientes transacciones.
  • Mantener todas las cuentas bancarias de la empresa conectadas a Companio.
  • Revisar y actuar sobre las notificaciones antes de que finalice el período de gracia correspondiente.

Si detectas que has subido una factura pero sigue apareciendo como no conciliada, o si tienes problemas con la conexión de una cuenta bancaria, ponte en contacto con el equipo de soporte de Companio antes de que se cierre el período contable correspondiente.

Una vez cerrado un período, no podrá volver a abrirse.

Aplicación de esta Política

Esta Política se aplica a los planes de contabilidad de Companio para empresas estonias cuya actividad contable se gestione o procese a través de la plataforma de Companio, incluidos los planes Pro, Premium, Ultra y Freelancer.

El plan Virtual queda excluido, ya que no incluye servicios de contabilidad.

Esta Política forma parte del marco contractual aplicable a los correspondientes planes de contabilidad de Companio y debe leerse conjuntamente con nuestros Términos y Condiciones.