Por qué los recibos de Stripe no son facturas válidas (y qué hacer en su lugar)

Dirigir un negocio online suele implicar gestionar una docena de herramientas y servicios para que todo funcione: desde el hosting web y el email marketing hasta procesadores de pago como Stripe. Stripe es especialmente popular porque hace que aceptar pagos sea increíblemente fácil. Conectas tu cuenta bancaria, configuras el checkout y listo: los clientes empiezan a pagar.

Pero hay un malentendido común —y peligroso— entre emprendedores digitales, freelancers y founders de SaaS que debemos aclarar:

Los recibos de Stripe no son facturas válidas.

Y si los has estado tratando como si lo fueran, no eres el único, pero podrías estar poniendo a tu empresa en riesgo desde el punto de vista contable y de compliance.

Vamos a explicarlo en términos sencillos.

 

1. La trampa del recibo de Stripe

Normalmente el proceso es así:

Vendes algo — un servicio digital, acceso a tu plataforma, quizá una suscripción. Stripe cobra al cliente, envía una confirmación del pago y muestra el registro en tu panel de Stripe. Incluso puedes hacer clic en “Enviar recibo” y pensar: “Genial, ya está la factura”.

Por desgracia, no lo está.

Lo que Stripe envía es un recibo, es decir, una confirmación de pago. Sirve para tranquilizar al cliente de que el pago se ha procesado correctamente. Pero desde el punto de vista legal y contable, un recibo no es lo mismo que una factura. Ni de lejos.

 

2. Qué hace que una factura sea “válida”

En la Unión Europea —y en la mayoría de países— una factura es un documento legal formal. Sirve como prueba de que has vendido algo, has aplicado los impuestos correctos y has cumplido con tus obligaciones legales.

Para considerarse válida, una factura debe incluir, entre otras cosas:

• Un número de factura único y secuencial

• El nombre legal y la dirección de tu empresa

• Tu número de IVA (si lo tienes)

• El nombre del comprador y su número de IVA (si es una empresa)

• Una descripción clara de los bienes o servicios vendidos

• La fecha de emisión de la factura y la fecha de la transacción

• El tipo de IVA aplicado y el desglose del total

Los recibos de Stripe normalmente no incluyen nada de esto. Muestran que se ha realizado un pago, pero no demuestran que la transacción se haya facturado correctamente, de forma legal o con el tratamiento fiscal adecuado.

 

3. Pero Stripe dice que gestiona los impuestos, ¿no?

Más o menos. Stripe te ayuda a cobrar pagos, pero no emite facturas legales automáticamente a menos que hayas construido o integrado un sistema de facturación encima de Stripe.

De hecho, Stripe es bastante claro en su documentación. Recomienda usar software de facturación externo para seguir siendo compliant, especialmente en Europa.

Si dependes únicamente de los recibos de Stripe, estás tomando un atajo que puede derivar en:

• Problemas en auditorías

• Facturas rechazadas por clientes B2B

• Inconsistencias contables

• Problemas de IVA (y posibles multas)

• Problemas al presentar el Annual Report

En Companio lo vemos constantemente. Los clientes suben recibos de Stripe a nuestro dashboard y nuestro equipo contable tiene que rechazarlos porque no cumplen los estándares de facturación de la UE.

 

4. Entonces, ¿qué debería usar?

Si quieres cumplir con la normativa (y evitar dolores de cabeza caros en el futuro), te recomendamos lo siguiente:

Usa software de facturación real

Hay muchas herramientas que generan facturas legales y compatibles. Algunas incluso se integran directamente con Stripe o con tu sistema de e-commerce.

Ejemplos:

• Sufio (para Shopify)

• WooCommerce (para WordPress)

• Zoho Invoice

• QuickBooks

• Módulos de facturación personalizados en tu SaaS o plataforma

Si estás desarrollando tu propia plataforma, debes construir una capa de facturación que emita documentos con todos los campos legales requeridos.

Usa la bandeja de facturas (Invoice Dropbox) de Companio

Como cliente de Companio, tienes una dirección de email única para tu empresa — tu Invoice Dropbox. Puedes configurar tu herramienta de facturación para enviar automáticamente todas las facturas a ese correo. Nuestro sistema las recoge y nuestros contables las revisan.

Es una de las formas más fáciles de mantener tus registros limpios y compliant.

No subas recibos de Stripe

Por favor, no lo hagas. No podemos procesarlos. No sirven como prueba. Son solo una notificación de que alguien te ha pagado, y no pertenecen a tus registros contables.

 

5. ¿Vendes servicios automatizados o descargas? Puede que necesites OSS

Si vendes productos digitales o servicios automatizados —como ebooks, suscripciones SaaS o plantillas— a clientes de toda la UE, es posible que entres en el régimen de IVA OSS (One Stop Shop).

Esto significa que:

• Debes cobrar el IVA del país donde esté el cliente

• Debes emitir facturas correctas con esa información

• Debes declarar estas ventas en tu informe OSS de IVA

Stripe no hace esto automáticamente. Y sus recibos no te cubrirán en caso de auditoría. Necesitas un sistema de facturación que aplique el IVA correcto por país y emita facturas completas.

 

6. ¿Y otras pasarelas de pago?

Lo mismo aplica a:

• Mollie

• GoCardless

• PayPal

• SumUp

Son excelentes para cobrar pagos, pero a menos que los configures correctamente o los uses junto con software de facturación, no crearán facturas válidas.

 

7. ¿Cómo puede ayudarte Companio?

En Companio hacemos mucho más que contabilidad. Creamos sistemas y herramientas para que emprendedores digitales cumplan la normativa sin tener que convertirse en contables.

Lo que ofrecemos:

• Facturación integrada en el dashboard

• Bandejas de facturas (Invoice Dropbox)

• Emparejamiento automático de documentos

• Guías claras para e-commerce, SaaS y negocios de servicios

• Configuración de OSS (cuando sea necesario)

• Sistemas inteligentes que detectan recibos de Stripe y otros documentos no válidos antes de que afecten a tu contabilidad

 

Conclusión: Los recibos no son suficientes. Hazlo bien.

Stripe hace que cobrar sea fácil, pero tú aún tienes que hacer tu parte.

Si tu empresa está en la UE (o vendes a clientes de la UE), emitir facturas válidas no es opcional. Es un requisito legal. Y depender de recibos de Stripe es como presentarte a una inspección fiscal con post-its.

Así que hagámoslo bien:

• Usa software de facturación real

• Configura integraciones con Companio

• Deja de tratar los recibos como facturas

Es un pequeño esfuerzo ahora que te ahorra muchísimo estrés después.

¿Necesitas ayuda? Estamos a solo un mensaje de distancia.