Facturación digital o e-invoicing en Estonia: guía paso a paso

Desde julio de 2019, Estonia ha estado a la vanguardia de la revolución de la facturación electrónica, imponiendo un estándar que ha marcado un nuevo rumbo en las relaciones B2G (Business-to-Government), es decir, las que tienen lugar entre las empresas y el Gobierno.

Este cambio supone que todos los proveedores que hacen negocios con la Administración Pública estonia no solo deben emitir facturas electrónicas, sino que deben hacerlo siguiendo estándares muy específicos, ya sea a nivel europeo o nacional. 

Todas las entidades que facturan electrónicamente están registradas en el Centro de Registros y Sistemas de Información (RIK), dependiente del Ministerio de Justicia de Estonia. 

De hecho, es el propio RIK el que gestiona toda la información para transmitir las facturas electrónicamente a las empresas e instituciones registradas, y a diferencia de otros países, la facturación digital o e-invoicing en Estonia no requiere firma electrónica.

Si eres proveedor de servicios de la administración estonia y quieres conocer cómo realizar estas facturas y los requisitos que debes cumplir, sigue leyendo.

¿Qué es la factura electrónica o digital?

Las facturas en general son esenciales para cualquier emprendedor o empresa, ya que sin ellos no te pagarán por tus servicios. 

Se considera factura al documento en donde aparece la información de la compra o venta de un producto o servicio, y factura electrónica, digital o e-invoice a toda factura que se presente en formato digital.

Las facturas electrónicas tienen muchas ventajas porque, además de suponer un ahorro considerable en papel y hacer un favor al medioambiente, son mucho más fáciles de crear,  se gana tiempo, y se evitan errores, entre otros beneficios que veremos a continuación.

Por lo tanto, no es de extrañar que  la factura electrónica haya adquirido mucha importancia en Estonia, conocida por ser líder en innovación tecnológica y digitalización, hasta el punto de ser obligatoria en las relaciones B2G (Business to Government) desde julio de 2019. 

Esto quiere decir que es obligatorio para podos los proveedores de la Administración Pública. 

Y del mismo modo, la Administración Pública tiene la obligación de recibir esas facturas digitales o “e-invoices”.

La Ley de Contabilidad (Accounting Act), en vigor desde el 1 de julio de 2019, establece la obligatoriedad de la facturación electrónica a la Administración Pública de Estonia, diciendo lo siguiente:

“tras la transferencia de bienes o la prestación de servicios a una entidad contable estatal, autoridad local, persona jurídica de derecho público o entidad contable que esté directa o indirectamente bajo la influencia dominante de dichas personas, o que sea una entidad contratante según la definición del § 5 de la Ley de Contratación Pública, la entidad contable deberá presentar una factura procesable por máquina (factura electrónica estructurada).”

Ventajas de la facturación electrónica

Como hemos mencionado antes, la facturación electrónica o e-invoicing ofrece muchas ventajas a las empresas, entre ellas:

• Ahorras tiempo: se acabó el imprimir y enviar facturas por correo. Todo se hace en un instante.

• Ahorras dinero: menos papel, menos gastos. Ahorras también en las impresiones y envíos, incluso en personal.

• Menos errores: existe un menor riesgo de errores tontos al ingresar datos. Esto significa que tus facturas y pagos son mucho más precisos.

• Los pagos son más rápidos: tus facturas se procesan y pagan con mucha más agilidad, lo que significa dinero en tu cuenta antes.

• Cuidas el planeta: además de no derrochar papel,  tampoco emites carbón por el envío.

• Cumples con las leyes fácilmente: los sistemas electrónicos aseguran que tus facturas cumplan con todas las regulaciones y normativas de forma automática.

¿Cómo se hace una factura digital o e-invoice?

Crear una factura digital en Estonia es un proceso muy sencillo si tienes un servicio de facturación online. Estos son los pasos a seguir:

Paso 1: Elige un servicio de facturación online

El primer paso para crear una factura digital es seleccionar un servicio de facturación online, ya que no existe una plataforma centralizada.

En Estonia existen diferentes opciones en el sector privado, el RIK ha creado un software de contabilidad llamado E-arveldaja que es gratuito durante el primer año. A partir del segundo año serían 5 euros anuales si emites hasta 10 facturas en un año, y a partir de 10 facturas serían 5 euros mensuales.

Paso 2: Crea tu cuenta 

Una vez que hayas elegido un proveedor de servicios de facturación online, deberás configurar una cuenta. Esto normalmente implica proporcionar cierta información, como los detalles de tu negocio, datos de contacto y número de registro de VAT. 

Paso 3: Crea tu factura

Ya puedes comenzar a añadir los detalles específicos de la factura, que veremos más abajo.

Esto incluye el número de factura, la fecha de la factura, los detalles del cliente, descripciones de bienes o servicios proporcionados, cantidades, precios unitarios y cualquier descuento aplicable. Asegúrate de que toda la información sea precisa y completa para evitar discrepancias o retrasos en los pagos.

Paso 4: Calcula el total y los impuestos

Luego, necesitas calcular los totales e impuestos de tu factura. Esto implica calcular el subtotal, aplicar los impuestos correspondientes (como el IVA) y determinar la cantidad final correcta. Los servicios de facturación online suelen ofrecer cálculos automatizados, simplificando este proceso y reduciendo la probabilidad de errores.

Paso 5: Revisa y envía la factura

Antes de finalizar la factura, es esencial revisar todos los detalles para asegurarte de que son correctos.

Verifica el número de factura, los detalles del cliente, las descripciones de los artículos y los totales calculados. 

Una vez que hayas verificado que los datos están bien, puedes enviar la factura a tu cliente directamente a través del servicio de facturación online.

Paso 6: Haz un seguimiento

Después de enviar la factura, es esencial estar pendiente de que se pague a tiempo. Los servicios de facturación online ofrecen funciones que te permiten revisar el estado de tus facturas, incluyendo si han sido vistas o pagadas. También puedes configurar recordatorios para facturas vencidas y generar informes.

Requisitos y aspectos legales a tener en cuenta

Cuando se utiliza un servicio de facturación electrónica en Estonia, es esencial asegurarse de cumplir con los requisitos de plazos y forma, pero también la normativa. Vamos a verlos.

Requisitos de las facturas digitales o e-invoices

Formato

En Estonia, las e-invoices pueden tener dos formatos diferentes: formato XML nacional(EVS 923:2014/AC:2017) o formato UBL 2.1 y UN/CEFACT CII europeo.

Plazos

Los proveedores de la Administración Pública deben enviar sus facturas electrónicas dentro de los 5 días hábiles posteriores a la entrega de los bienes o servicios. De la misma manera, las autoridades contratantes dentro del sector público deben procesar las facturas electrónicas dentro de los 5 días hábiles posteriores a la recepción de la factura.

Información a incluir

En Estonia, las facturas electrónicas deben incluir la siguiente información:

• Nombre y dirección del proveedor de bienes o servicios.
• Número de identificación fiscal del proveedor.
• Fecha de emisión de la factura.
• Número de factura.
• Descripción detallada de los bienes o servicios proporcionados.
• Cantidad total de la factura: incluyendo el precio total con y sin IVA o VAT, el porcentaje de VAT aplicable y la cantidad que corresponde al VAT.
• Importe total de la factura.
• Nombre y dirección del cliente.
• Número de identificación fiscal del cliente.
• Fecha de entrega de los bienes o servicios, si es diferente de la fecha de emisión de la factura.
• Términos de pago acordados.
• Información adicional, si es necesaria.

Normativa en materia de IVA

Estonia sigue las regulaciones de IVA o VATestablecidas en la Ley del IVA (Value-Added Tax Act).Según esta ley, las empresas deben emitir una factura con el IVA oVAT que incluya los detalles de la venta, como los bienes o servicios proporcionados, el precio y el impuesto sobre el valor añadido aplicado.

Además, el número de identificación de IVA o VATde la empresa debe aparecer en todas las facturas emitidas

Requisitos de archivo

La Ley del IVA en Estonia establece que las empresas deben mantener registros precisos y completos de todas las facturas emitidas y recibidas, incluidas las facturas electrónicas. 

Además, la Agencia Tributaria de Estonia obliga a las empresas a guardar sus facturas electrónicas en formato electrónico durante al menos siete años.

Protección y seguridad de datos

La protección y seguridad de datos en el e-invoicing es importante por varias razones, entre ellas:

• Cumplimiento normativo: las empresas que manejan datos personales y financieros deben cumplir con las leyes y regulaciones de protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea. La falta de cumplimiento puede resultar en multas y sanciones financieras.

• Evitar fraudes: La facturación electrónica puede ser vulnerable a estafas como el robo de identidad y la falsificación de facturas. La seguridad de los datos puede evitar este tipo de engaños.

• Mantener la confidencialidad: la información financiera y personal en las facturas electrónicas debe ser confidencial y protegida contra personas no autorizadas.

• Buena reputación: La seguridad de los datos es crucial para mantener la confianza de tus clientes y proveedores.

Estonia: liderando la revolución de la facturación digital

La implementación de la facturación digital o e-invoicing en Estonia ha supuesto un paso importante hacia la modernización y eficiencia en las relaciones comerciales y gubernamentales. 

Desde su obligatoriedad en las relaciones B2G en julio de 2019, este país conocido por su liderazgo en innovación tecnológica ha demostrado cómo la digitalización puede simplificar procesos, ahorrar tiempo y dinero, y reducir el impacto ambiental.

Las ventajas de la facturación electrónica son evidentes, pero al ser digital también implica otros posibles riesgos.

Por eso, es necesario cumplir con los requisitos legales, de tiempo, forma y plazo y llevar a cabo medidas de protección y seguridad de datos.

En resumen, Estonia ha demostrado que la transición hacia la facturación electrónica no solo es posible, sino beneficiosa empresas y gobiernos. 

Este enfoque en la digitalización y la eficiencia es un ejemplo para otros países que buscan modernizar sus procesos comerciales y administrativos.