Gestión de equipos remotos: 7 claves para el éxito

¿Te planteabas hace unos años trabajar desde tu casa y que tu compañero se encuentre a miles de kilómetros?

Es probable que no.

Aunque los equipos remotos y distribuidos existen desde hace años, la realidad es que cada vez están más normalizados.

Y es que estos modelos de trabajo ofrecen muchas ventajas como el acceso a un talento diverso, mayor flexibilidad horaria y geográfica, o reducción de costes.

Sin embargo, también implican enfrentarse a grandes retos como la distancia física, las diferencias horarias, o la falta de interacción humana.

Entonces, ¿cómo enfrentarse a esos retos o evitar los posibles problemas que pueden suponer los equipos remotos?

Pues eso es lo que vamos a ver en este artículo, aunque primero empezaremos hablando de qué son y qué diferencias hay entre los equipos remotos y distribuidos.

Diferencias entre los equipos remotos y equipos distribuidos

A pesar de que en español se suele hablar de equipos remotos en general, lo cierto es que dentro de esa modalidad de trabajo nos podemos encontrar con distintos tipos de equipos, entre ellos los equipos distribuidos.

Es decir, todos los equipos distribuidos son remotos, pero no todos los equipos remotos tienen por qué ser distribuidos.

La distinción no es sencilla en muchos casos y tiene algunos matices, pero para simplificarlo al máximo, diremos que el aspecto más importante que diferencia a los equipos remotos y distribuidos es la asistencia a una oficina o no y la comunicación cara a cara o virtual. 

De esta manera, si se requiere esa presencialidad y esos encuentros cara a cara, nos encontraríamos ante un equipo remoto, pero si  los miembros se comunican principalmente de forma virtual (por ejemplo, Slack, Google Meets, etc) y no asisten a ninguna oficina, el equipo es distribuido.

Vamos a ver varios ejemplos para entender mejor la diferencia.

Un equipo distribuido sería, por ejemplo, un grupo de expertos técnicos que trabajan en diferentes localizaciones y que utilizan un software para ayudar a los clientes desde donde estén.

Para comunicarse entre ellos utilizan una aplicación de mensajería instantánea como Slack y no tienen nunca reuniones presenciales, porque están distribuidos alrededor del mundo.

Un ejemplo de equipo remoto sería aquel en el que la mayoría trabaja en la oficina mientras algunos miembros trabajan de forma remota. O al contrario, unos pocos empleados trabajan en la oficina, mientras que el resto del equipo trabaja desde casa. 

Ventajas de los equipos remotos y distribuidos

Aunque todavía existen muchas empresas que eligen el modelo tradicional 100% presencial, lo cierto es que el trabajo remoto ofrece muchos beneficios tanto a la propia empresa como a los empleados. Las ventajas de las que vamos a hablar a continuación se refieren más concretamente a los equipos distribuidos.

Atracción y retención del talento

El trabajo remoto ofrece muchos beneficios a los empleados, como  por ejemplo la flexibilidad, que permite a los miembros del equipo trabajar desde donde quieran y ahorrar costes de desplazamiento a la oficina, además de ganar ese tiempo que normalmente se invertía en el tren, coche, o medio de transporte que se utilice.

Por otro lado, esa flexibilidad facilita la conciliación con la vida personal y familiar, sobre todo si se tiene un horario flexible.

Además, el trabajo remoto ofrece beneficios a la salud física y mental, ya que la oficina suele ser un entorno estresante y pasamos más tiempo en una silla del que deberíamos.

Y al final, todos estos beneficios repercuten en la empresa, puesto que los empleados están mucho más motivados, felices y productivos, lo que hace más fácil retener el talento, pero también atraerlo cuando publicamos una oferta de trabajo.

Los equipos remotos y distribuidos reducen los costes 

¿Por qué gastar fortunas en espacios físicos cuando puedes trabajar desde casa o desde  espacios de coworking?

Además, como hemos comentado antes, al eliminar los tediosos desplazamientos diarios, los empleados también ahorran en combustible o tickets de transporte público. 

Por otro lado, no son necesarias las costosas infraestructuras de TI, y el presupuesto de la empresa puede ser redirigido hacia otras áreas como innovación, desarrollo de productos o actividades de equipo que fomenten la creatividad.

Acceso a talento global de calidad

Los equipos remotos y distribuidos rompen las barreras geográficas y permiten a las empresas acceder a un amplio mercado de talento humano.

 Al no estar restringidos por la ubicación física, puedes buscar y contratar a los mejores profesionales, sin importar dónde se encuentren. Esto amplía enormemente las posibilidades de encontrar personas con habilidades y conocimientos especializados que se adapten a las necesidades del negocio.

La flexibilidad de un equipo distribuido también es un activo invaluable. No todas las tareas o proyectos requieren la contratación a tiempo completo de un empleado.

En algunos casos, puede ser más eficiente y rentable contratar a freelancers o profesionales independientes para trabajar en proyectos puntuales.

Esto permite a las empresas adaptarse a los cambios y garantizar que tengan el recurso adecuado en el momento preciso, sin incurrir en gastos innecesarios.

Mayor productividad

Numerosos estudios respaldan una conclusión clara: los empleados son más productivos cuando trabajan de forma remota.

¿La razón? La posibilidad de concentrarse sin distracciones innecesarias. Se eliminan las conversaciones improductivas y las interrupciones constantes, lo cual les permite mantener el foco en las tareas.

Además, la flexibilidad de trabajar de forma remota hace posible que las personas puedan adaptar su entorno de trabajo a sus necesidades individuales. Pueden crear un espacio tranquilo y personalizado, eliminando las distracciones que podrían surgir en una oficina tradicional, o si prefieren un ambiente más distendido pueden trabajar desde cafeterías o coworkings.

Equipos más ágiles

Esta ventaja es menos conocida, pero los equipos remotos y distribuidos, al trabajar en diferentes partes del mundo, cuentan con miembros que trabajan en distintas zonas horarias. 

Y esto permite responder rápidamente a oportunidades y consultas de clientes, ofreciendo un servicio excepcional que puede marcar la diferencia en el mercado.

Es como tener un equipo de trabajo prácticamente 24/7, pero sin necesidad de implementar horarios poco razonables.

La ventaja competitiva que se obtiene es invaluable. Al ofrecer un servicio más ágil y eficiente, puedes diferenciarte de tus competidores y ganarte la confianza y lealtad de los clientes. La velocidad se convierte en un aliado estratégico, impulsando el crecimiento de tu negocio.

Desventajas de equipos remotos y distribuidos

A pesar de las numerosas ventajas, es cierto que trabajar con equipos remotos y distribuidos implica enfrentante a nuevos problemas o desafíos. Vamos a verlos.

La comunicación y la coordinación es más difícil

La falta de interacción cara a cara supone obstáculos en la comunicación, ya que puede llevar a malentendidos y  a una menor conexión entre los miembros del equipo. Además, la coordinación de actividades y proyectos puede requerir un esfuerzo adicional para garantizar que todos estén al tanto y alineados.

Diferencias culturales y horarias

Aunque antes hemos visto que estas diferencias horarias pueden ser muy positivas, también tienen sus desventajas.

Por un lado, las diferencias culturales pueden suponer un problema en la comunicación, no solo por el idioma, sino también porque a nivel cultural nos comunicamos de forma diferente. Por ejemplo, en Inglaterra las personas son muy formales y la comunicación es menos directa que en otros países, como España.

Además, esas diferencias horarias pueden suponer un obstáculo para la organización y planificación.

La falta de conexión, confianza y aislamiento

La falta de interacciones informales y sociales puede afectar la moral y el sentido de pertenencia en los equipos remotos y distribuidos. Pero no te preocupes, existen estrategias para superar estos desafíos y fortalecer los lazos entre los miembros del equipo que veremos en el siguiente punto.

Además, establecer relaciones de confianza puede requerir un esfuerzo adicional. Las interacciones virtuales impiden la construcción de conexiones sólidas. Sin embargo, nada es imposible.

Con iniciativas de team building, actividades de colaboración y un espacio para compartir intereses y experiencias, se pueden fomentar relaciones auténticas y duraderas.

Dependencia de la tecnología

La tecnología es una gran aliada, pero también puede convertirse en un obstáculo. 

Los equipos remotos y distribuidos dependen en gran medida de las herramientas tecnológicas para la comunicación y la colaboración. Sin embargo, cualquier interrupción o fallo puede generar estrés y afectar la productividad. 

Por eso, es fundamental contar con planes de contingencia, formar al equipo y estar preparados para adaptarse rápidamente a situaciones inesperadas. La tecnología es tu compañera, pero tú tienes que llevar las riendas.

Dificulades en la gestión de equipos de trabajo  y supervisión

Sin la presencia física en el mismo lugar, los líderes deben confiar en herramientas virtuales y adaptar su enfoque de gestión de equipos de trabajo.

Establecer una comunicación clara, definir expectativas y metas, así como dar feedback continuo, son aspectos clave para mantener el rumbo y el alto rendimiento del equipo.

7 claves para gestionar equipos remotos y distribuidos con éxito

Ahora que hemos visto las ventajas y desventajas de los equipos remotos y distribuidos, ¿cuáles son las claves para gestionarlos y enfrentarse a esos retos que surgen?

Mejora el proceso de onboarding o incorporación

¿Cómo hacerlo de manera efectiva y acogedora? Aquí tienes algunas claves para asegurarte de que los nuevos empleados se sientan valorados y preparados desde el primer día:

• Proporciona un camino claro hacia el éxito. Desde el momento en que se unen al equipo, bríndales toda la información que necesitan para sumergirse en su rol y comprender la visión y los objetivos de la empresa. Un manual de bienvenida, recursos útiles y materiales de formación pueden marcar la diferencia.

• No dejes que se sientan solos. El proceso de onboarding no es solo entregar documentos, asegúrate de que se sienten acompañados en todo momento. Asigna un mentor o un compañero de equipo que los oriente y les ayude a integrarse.

• Fomenta la comunicación abierta. Crea un ambiente acogedor donde los nuevos empleados se sientan cómodos para expresar sus inquietudes y hacer preguntas. Establece reuniones regulares para evaluar su progreso. La transparencia y la apertura generan confianza y un sentido de pertenencia desde el principio.

Promueve la autonomía y la responsabilidad

Al no tener un control presencial, es fundamental confiar en los miembros del equipo y fomentar su autonomía. Estas son algunas estrategias para conseguirlo:

• Establece metas claras y alcanzables. Comunica de manera precisa los objetivos del equipo y asegúrate de que todos los miembros los entiendan. Establecer metas claras les dará dirección y les permitirá enfocarse en los resultados esperados.

• Define responsabilidades y roles. Asigna tareas y responsabilidades específicas a cada miembro del equipo. Esto ayudará a que cada uno se sienta responsable de su trabajo y sepa exactamente qué se espera de él. Además, clarificar los roles evitará confusiones y superposiciones de trabajo.

• Brinda autonomía para tomar decisiones. Permíteles a los miembros del equipo tomar decisiones relacionadas con su trabajo. Confiar en su capacidad para tomar decisiones informadas y permitirles cierta libertad en la forma en que llevan a cabo sus tareas fomentará su empoderamiento y motivación.

• Proporciona recursos y apoyo. Asegúrate de que los miembros del equipo tengan acceso a las herramientas, información y recursos necesarios para realizar su trabajo de manera efectiva. Proporcionarles el apoyo adecuado les dará confianza en su capacidad para llevar a cabo sus tareas de manera autónoma.

Establece momentos de interacción social

Aunque el equipo esté disperso geográficamente, es importante mantener la conexión social. Programa videollamadas informales o chats de café virtuales, donde los miembros del equipo puedan compartir y socializar de manera más relajada. 

Por ejemplo, organiza videollamadas informales o chats de café virtuales donde puedan compartir risas, anécdotas y momentos más distendidos. Verás cómo el compañerismo se fortalece y se crea un ambiente más cálido y humano, a pesar de la distancia física. 

Estructura las reuniones

Establece un calendario regular de reuniones y asegúrate de tener una agenda clara definida con antelación.  De esta forma, todos los participantes sabrán qué temas se tratarán y podrán prepararse.

Por otro lado, no permitas que se convierta en un monólogo. Asegúrate de dar tiempo suficiente para que cada miembro del equipo participe y comparta sus ideas al final de la reunión. Las mejores decisiones se toman en equipo.

Utiliza el software adecuado

No te quedes atrás en la era digital y aprovecha al máximo las herramientas tecnológicas para potenciar la comunicación y colaboración.

Selecciona el software adecuado que se ajuste a las necesidades de tu equipo. Por ejemplo, para una comunicación rápida y fluida, puedes utilizar Slack, una plataforma de mensajería instantánea que te permite crear canales temáticos, compartir archivos y mantener conversaciones grupales o individuales.

Para las reuniones, puedes utilizar Zoom o Google Meets, que te permiten realizar videoconferencias con vídeo y audio de alta calidad, compartir pantallas y colaborar en tiempo real.

Además, existen otras herramientas útiles para la gestión de proyectos, como Trello, Asana, o ClickUp, que te permiten organizar tareas, asignar responsabilidades y dar seguimiento al progreso de los proyectos de forma visual y colaborativa.

Establecer expectativas claras

Fijar unas expectativas claras es fundamental para mantener a todo el equipo alineado y trabajando hacia los mismos objetivos.

¿Cómo lograrlo? Comunica de manera clara y precisa los objetivos, los KPIs (Indicadores Clave de Desempeño) y los plazos a cada miembro del equipo.

Al comunicar estas expectativas de manera clara, cada miembro del equipo comprenderá lo que se espera de ellos y podrá alinear sus esfuerzos para lograr los resultados deseados. Esto evita malentendidos, confusiones y garantiza que todos trabajen hacia la misma dirección.

Además, recuerda que la comunicación bidireccional es fundamental. Anima a los miembros del equipo a hacer preguntas, aclarar dudas y compartir ideas sobre cómo alcanzar los objetivos establecidos. 

Fomenta un buen ambiente de trabajo

Un buen ambiente de trabajo es clave para cualquier negocio, pero, ¿cómo conseguirlo con equipos remotos y distribuidos? 

Por un lado, los canales de comunicación son importantes. No solo los que se refieren al trabajo, sino también puedes utilizar otras herramientas para hablar sobre otros temas que no se refieran al trabajo.

Por ejemplo, puedes crear un canal de comunicación en Discord exclusivamente para el equipo, donde los miembros puedan compartir intereses, noticias, memes, música y otros temas que les apasionen. Esto permitirá que se conozcan mejor y establezcan conexiones más allá del ámbito laboral.

También puedes organizar sesiones de juegos online en Steam, PlayStation Network o Xbox Live, donde los miembros del equipo puedan divertirse juntos y fortalecer el espíritu de equipo.

Además, si es posible, organiza eventos o retiros ocasionales. Por ejemplo, podrías planificar una reunión anual en la que todos los miembros del equipo se reúnan en un lugar determinado. Durante este tiempo, pueden participar en actividades recreativas, talleres de desarrollo personal o incluso en dinámicas de equipo divertidas. 

Estos eventos presenciales permiten que los miembros del equipo se conozcan cara a cara, creen vínculos más sólidos y fortalezcan la confianza y la colaboración en el trabajo remoto.

Recuerda que un buen ambiente de equipo no solo mejora la moral y la satisfacción de los empleados, sino que también fomenta la colaboración, la creatividad y la productividad.

Anticípate a los problemas

Ya hemos visto que trabajar con equipos remotos y distribuidos tiene muchas ventajas, pero también supone enfrentarse a desafíos y retos importantes. 

Para ello, lo mejor es ser proactivo y desde el principio implementar estos puntos clave que te hemos explicado.

En Companio sabemos por experiencia propia que gestionar equipos remotos y distribuidos no es tarea fácil, sobre todo si se trata de equipos internacionales.

Por eso, queremos ayudarte a que tu negocio crezca y que registrar, gestionar las nóminas y pagar a tus empleados sea mucho más sencillo y rápido. ¿Cómo? A través de Companio Work.