Este tutorial es sólo para aquellas empresas que teniendo la dirección de su empresa en Tallinn, desean realizar un cambio de dirección legal dentro del mismo Tallin y/o la persona de contacto de la empresa.

Si la sede social de tu empresa no está en Tallinn, tienes que seguir este otro tutorial.

Sigue este tutorial paso a paso y el cambio de dirección será efectivo en menos de una hora.

Accediendo al portal de registro de la empresa y comenzando la petición

Primero, debes iniciar sesión en el portal de registro de empresas. Si encuentras problemas para iniciar sesión, cierra el navegador (sal de todas las ventanas), vuelve a abrirlo e inténtalo nuevamente.

Una vez dentro, verás una lista de tus empresas. Lo más probable es que solo haya una. Haz clic en el nombre de tu empresa

Aparecerá una nueva pantalla con la información de la empresa. Haz clic en «Start the petition for an entry regarding alteration».

Luego verás una nueva pantalla con algunas secciones que contienen los datos de tu empresa. Necesitaremos cambiar solo dos cosas.

Veamos estas dos modificaciones.

Cambiando la dirección

Primero, ve a la sección «Address» y haz clic en «Alter the address». Aparecerá una ventana emergente con un mapa y un campo para teclear la dirección. Introduce «Lõõtsa 2A«. Aparecerá una lista de coincidencias como la que se muestra en la figura a continuación.

Haz clic en el que dice «Harju maakond, Tallinn, Lasnamäe linnaosa, Lõõtsa 2a (Non-residencial building), 11415» (probablemente la primera).

Si has seleccionado la correcta, el mapa mostrará un pin en el centro de un edificio como se muestra abajo. ¡Esa es tu nueva oficina virtual!

Si ves algo como la figura de arriba, estás en el sitio correcto.

Haz clic en «Confirm Choice». Debería aparecer una pantalla como la que se muestra más abajo. Necesitas:

  • Asegurarte de que la dirección esté correctamente especificada cómo se muestra a continuación (Harju maakond, Tallinn, Lasnamäe linnaosa, Lõõtsa 2a (Non-residencial building), 11415).
  • Hacer clic en la casilla de verificación que dice «Soovin aadressi täiendada».
  • Además, asegurarte de que el código postal sea 11415, el nuevo.

Si todo está correcto, haz clic en «Save the changes». Deberías ver la dirección cambiada correctamente en la pantalla principal. Por favor, comprueba que ves exactamente lo mismo que se muestra a continuación.

Modificar la persona de contacto

Ahora necesitas modificar la información de la persona de contacto. Ve a la sección «Persons in the entry» y haz clic en «Alter the persons in the entry». Verás una nueva pantalla donde apareces como «miembro del consejo de administración», y nosotros como persona de contacto, pero con la dirección anterior (Majaka 26 oLõõtsa tn 5).

Haz clic en el botón «Alter» de la fila «Contact person», no en la fila de los Management board members.

Allí debes realizar el mismo procedimiento. En el campo «Address», escribe «Lõõtsa 2A» y elige el de Lasnamäe Linnaosa, Tallin.

Importante: pon “2A” en la «Address extension». Ese es el buzón asignado a tu empresa.

Además, asegúrate de que el campo Postal Code sea 11415.

Luego, haz clic en «Alter». Deberías ver algo como la imagen a continuación: la dirección de la persona de contacto ha cambiado a la correcta. Por favor, verifica que se muestra exactamente así, luego haz clic en «Back to entering the data in the application».

Añadiendo los documentos para la petición.

Ahora necesitamos subir los documentos que respaldan nuestra petición. El obligatorio es el consentimiento de la dirección legal / persona del proveedor de contacto (nosotros). Pídenos este documento, especificando el nombre de tu empresa y el código de registro.

Para agregar un documento, ve a «Additional documents to be submitted with the entry petition» y haz clic en «Add document». En el caso del consentimiento, debes seleccionar «Consent of Contact Person» como tipo de documento y cargar el documento firmado con el software DigiDoc4.

Una vez que hayas terminado, deberías poder ver el archivo agregado a la petición. Ahora es el momento de firmar la petición haciendo clic en el botón «Check the details of the entry petition».

Confirmando la petición

Ahora, haz clic en «Check the details of the entry petition».

Verás una pantalla con un resumen de los cambios que vamos a realizar en el registro.

Comprueba que se enumeran los siguientes puntos:

  1. La dirección de la empresa figura exactamente como se muestra en la figura.
  2. Hay una eliminación del registro de la persona de contacto con la dirección anterior
  3. Hay una nueva entrada de la persona de contacto con la dirección correcta.

Ahora haz clic en el botón azul para confirmar la petición.

Firmando la petición

¡Último paso! solo necesitas firmar la petición. Para hacer eso, haz clic en el botón azul «Sign». Espera hasta que aparezca la ventana emergente para elegir tu certificado e introduce tu PIN 2.

Si el proceso de firma tiene éxito, verás el tic verde de firma junto a tu nombre.

¡Eso es todo! No necesitas hacer nada más. Deberías ver algo como la figura que se muestra abajo. No hagas clic en «Confirm the signatures», ya que primero debemos firmar la solicitud. Nosotros ya nos encargamos de firmar y proceder con la solicitud.

Simplemente no olvides enviarnos un correo electrónico informándonos que debemos proceder con la modificación.

Recibiendo la confirmación

Primero, cuando realices los pasos anteriores, recibirás un correo electrónico del registro confirmando la solicitud:

The following documents concerning a legal person related to you, i.e. Your Company Name OÜ (registry code: XXXXXXXX) were submitted to the Registration Department of Tartu County Court on 10.03.2020: petition for entry, other documents, petition for entry submitted electronically.
This notice was sent for your information.
You can track the submission and processing of the document in the Commercial Register´s information system at https://ariregister.rik.ee/. Link: WoloWeb OÜ processing information.
You can view the data of legal persons related to you in the Commercial Register´s information system at https://ariregister.rik.ee/ and the www.eesti.ee portal.

Luego, una vez que completemos la solicitud y paguemos las posibles tarifas, recibirás un mensaje con la entrada alterada en el registro y la nueva dirección.

We hereby inform you that Ruling No. Ä 50063992 / 5 concerning Your Company OÜ (registry code: XXXXXXXX) was adopted in the Registration Department of Tartu County Court on March 10, 2020.
An uncertified transcript of the document is attached to this e-mail as a PDF file.
Sincerely,
Registration Department of Tartu County Court, Pikk 32, 44307, Rakvere

¡Felicidades! Estás listo para la nueva funcionalidad de oficina virtual en el panel de control.

Por favor, no olvides enviarnos un email cuando firmes la solicitud para que culminemos el proceso.

Cambio de dirección en tus facturas

Una vez el proceso ha finalizado, y tu sede social ha cambiado en el registro, debes cambiar la dirección en todas tus facturas emitidas a partir de este momento. Este cambio es importante para que sigan siendo correctas.


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